Jak skutecznie chronić firmę przed fałszywymi fakturami VAT w 2023 roku

Prowadzenie własnego biznesu w dzisiejszych czasach to nie lada wyzwanie. Masz do czygnięcia się z coraz bardziej skomplikowanymi regulacjami prawnymi, konkurencją z każdej strony i ciągłymi próbami wyłudzenia pieniędzy przez nieuczciwych graczy. Jednym z największych zagrożeń, z którymi muszą zmierzyć się polscy przedsiębiorcy, są fałszywe faktury VAT.

Według danych Ministerstwa Finansów, w latach 2016-2022 Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) zabezpieczyła mienie pochodzące z przestępstw o wartości ponad 977 mln zł. To tylko wierzchołek góry lodowej, a całkowita skala problemu jest o wiele większa. Dlatego też, jako przedsiębiorca, musisz być bardzo czujny i podjąć odpowiednie kroki, aby skutecznie chronić swoją firmę przed tego typu oszustwami.

Poznaj najnowsze narzędzia walki z wyłudzeniami VAT

Dobra wiadomość jest taka, że rząd stale pracuje nad usprawnieniem systemu podatkowego i wdrażaniem nowych rozwiązań, które mają na celu ograniczenie luki VAT. Jednym z kluczowych elementów tej strategii jest Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Dzięki konsolidacji administracji podatkowej, celnej i kontrolnej, KAS może skuteczniej walczyć z przestępczością gospodarczą i wykrywać próby wyłudzeń.

Jednym z narzędzi, które KAS wykorzystuje do walki z fałszywymi fakturami, jest Wykaz podatników VAT. To bezpłatna, elektroniczna baza danych, która pozwala zweryfikować status podatkowy kontrahentów. Dzięki temu możesz mieć pewność, że osoba, z którą prowadzisz transakcję, faktycznie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Kolejnym ważnym elementem jest Mechanizm Podzielonej Płatności (MPP). Polega on na tym, że podczas regulowania faktury VAT, płatność jest automatycznie dzielona na dwa strumienie: jeden na rachunek VAT dostawcy, a drugi na jego rachunek bieżący. To sprawia, że pieniądze trafią bezpośrednio na konto przypisane do danego numeru VAT, a nie na konto, które może być wykorzystywane do nielegalnych działań.

Innym ważnym narzędziem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). To dobrowolny system, który umożliwia wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Docelowo ma on zastąpić tradycyjne faktury papierowe i stać się standardem w obrocie gospodarczym. Korzyści płynące z KSeF to m.in. szybszy obieg dokumentów, mniejsze koszty archiwizacji oraz lepsza kontrola nad przepływem środków.

Zadbaj o należytą staranność

Jednym z kluczowych obowiązków, jaki spoczywa na przedsiębiorcach, jest dochowanie należytej staranności przy wyborze kontrahentów i weryfikacji dokumentów. Co to oznacza w praktyce? Według ekspertów z firmy Accreo, istotne elementy należytej staranności to m.in.:

Sprawdzenie, czy pod podanym w KRS adresem siedziby faktycznie prowadzona jest działalność gospodarcza kontrahenta.
Zweryfikowanie, czy pod tym samym adresem nie jest zarejestrowanych kilka podmiotów.
Skontrolowanie, czy kontrahent jest wpisany do Wykazu podatników VAT.
Analiza historii współpracy z danym kontrahentem i jego wcześniejszych transakcji.
Ocena ryzyka związanego z prowadzoną przez kontrahenta działalnością.

Oczywiście, zakres tych czynności będzie się różnił w zależności od specyfiki Twojej działalności i charakterystyki współpracy z poszczególnymi kontrahentami. Niemniej, im dokładniej przeprowadzisz te weryfikacje, tym większe masz szanse uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w postaci zarzutów o udział w oszustwie podatkowym.

Wykorzystaj narzędzia analityczne KAS

Ważnym sojusznikiem w walce z fałszywymi fakturami jest również Krajowa Administracja Skarbowa. Zgodnie z informacjami z Ministerstwa Finansów, KAS wykorzystuje zaawansowane narzędzia analityczne, które pozwalają na szybką identyfikację nieprawidłowości i próby wyłudzeń.

Jednym z kluczowych narzędzi jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK_VAT). To zbiór danych o operacjach gospodarczych, który musi być raportowany przez wszystkich podatników VAT. Dzięki analizie tych informacji, KAS może szybko zareagować na próby oszustw podatkowych.

Innym ważnym elementem jest System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR). Umożliwia on wymianę informacji między systemami bankowymi a administracją skarbową, co pozwala na identyfikację podejrzanych transakcji i przepływów pieniężnych.

Korzystanie z tych narzędzi nie tylko zwiększa bezpieczeństwo Twojej firmy, ale także pomaga KAS w skuteczniejszej walce z nieuczciwymi praktykami. Pamiętaj, że im więcej rzetelnych przedsiębiorców będzie korzystać z tych rozwiązań, tym trudniej będzie naciągaczom działać w naszym kraju.

Bądź czujny i reaguj na nieprawidłowości

Oprócz stosowania się do powyższych zaleceń, musisz też być wyjątkowo uważny na co dzień. Zwracaj szczególną uwagę na następujące sygnały ostrzegawcze, które mogą wskazywać na próbę wyłudzenia:

Kontrahent proponuje podejrzanie niskie ceny, które nie są możliwe do osiągnięcia w danej branży.
Faktura zawiera nietypowe lub niepełne dane identyfikacyjne dostawcy.
Adres siedziby kontrahenta jest niemożliwy do zweryfikowania lub zarejestrowanych jest tam więcej firm.
Kontrahent uchyla się od bezpośredniego kontaktu, np. preferuje wyłącznie korespondencję mailową.
Faktura jest wystawiana na ostatnią chwilę, tuż przed terminem płatności.

Jeśli zauważysz cokolwiek niepokojącego, nie wahaj się i niezwłocznie skontaktuj się z organami ścigania lub Krajową Administracją Skarbową. Lepiej dmuchać na zimne i zareagować, niż później mierzyć się z przykrymi konsekwencjami.

Zbuduj system weryfikacji kontrahentów

Najlepszą ochroną przed fałszywymi fakturami VAT jest stworzenie kompleksowego systemu weryfikacji kontrahentów w Twojej firmie. Powinien on obejmować zarówno sprawdzenia przeprowadzane wewnętrznie, jak i konsultacje z niezależnymi ekspertami.

Wewnętrzne procedury mogą obejmować takie działania, jak:

Szczegółowa analiza KRS i Wykazu podatników VAT przy nawiązywaniu każdej nowej współpracy.
Weryfikacja danych adresowych i kontaktowych kontrahenta.
Ocena wiarygodności finansowej i historii współpracy.
Monitorowanie transakcji pod kątem podejrzanych sygnałów.

Dodatkowo, warto rozważyć współpracę z zewnętrznymi specjalistami, którzy na bieżąco będą sprawdzać, czy Twoje transakcje nie wzbudzają zastrzeżeń organów podatkowych. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dochowujesz należytej staranności i minimalizujesz ryzyko udziału w oszustwie.

Buduj relacje z uczciwymi kontrahentami

Choć chronienie się przed fałszywymi fakturami to niezwykle ważne zadanie, nie możesz zapominać o budowaniu dobrych relacji z uczciwymi kontrahentami. To właśnie oni będą Twoim najcenniejszym sojusznikiem w walce z naciągaczami.

Inwestuj czas w poznawanie Twoich dostawców i odbiorców, nawiązywanie partnerskich relacji i wzajemne zaufanie. Dzielcie się informacjami o nieprawidłowościach, ostrzegajcie się nawzajem przed podejrzanymi praktykami. W ten sposób będziecie mogli skutecznie chronić się przed nieuczciwymi graczami i wspierać uczciwą konkurencję w Waszej branży.

Pamiętaj, że stop oszustom to cel, który powinien przyświecać każdemu odpowiedzialnemu przedsiębiorcy. Tylko wspólnymi siłami możemy oczyścić rynek z nieuczciwych praktyk i stworzyć warunki do zdrowej, dynamicznej gospodarki.