Wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej, firmy na całym świecie muszą stawić czoła nowym wyzwaniom związanym z bezpieczeństwem informacji. W miarę jak coraz więcej pracowników wykonuje swoją pracę poza tradycyjnym środowiskiem biurowym, kwestia ochrony poufnych danych i systemów firmowych staje się kluczowa dla zachowania ciągłości biznesowej.
Wzrost pracy zdalnej – niespotykana skala zmian
Pandemia COVID-19 wywarła ogromny wpływ na sposób, w jaki wiele firm podchodzi do modelu pracy. Według badania przeprowadzonego przez firmę Gartner w marcu 2020 roku, niemal 90% przebadanych organizacji umożliwiło swoim pracownikom pracę zdalną w odpowiedzi na kryzys. Co więcej, prognozy Gartnera wskazują, że co trzeci pracownik, który teraz pracuje zdalnie, może już nie wrócić do biura.
Badanie przeprowadzone w 2019 roku przez szwajcarską firmę IWG wykazało, że niemal 50% z 18 tysięcy respondentów z prawie 100 międzynarodowych przedsiębiorstw mogło pracować zdalnie przez większość dni tygodnia. Oznacza to, że wiele organizacji było już dobrze przygotowanych do tego modelu pracy, zanim pandemia wymusiła na nich szybką adaptację.
Nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem
Choć praca zdalna może przynosić korzyści, takie jak zwiększona elastyczność i oszczędności kosztów, niesie ze sobą również poważne wyzwania w zakresie cyberbezpieczeństwa. Firmom grozi zwiększone ryzyko incydentów naruszających bezpieczeństwo informacji, w tym wycieki danych, włamania do systemów czy różnego rodzaju oszustwa.
Kluczowe obszary ryzyka związane z pracą zdalną obejmują:
-
Zarządzanie dostępem do danych: Gdy pracownicy uzyskują dostęp do firmowych zasobów z różnych lokalizacji i urządzeń, istnieje większe ryzyko nieuprawnionego dostępu lub wycieku poufnych informacji.
-
Zabezpieczenie sprzętu i oprogramowania: Przenośne urządzenia używane w domu często mają słabsze zabezpieczenia niż sprzęt w biurze, stwarzając luki, przez które mogą dostać się cyberprzestępcy.
-
Błędy ludzkie: Pracownicy zdalni mogą być bardziej narażeni na różnego rodzaju ataki socjotechniczne, takie jak phishing, które mogą prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa.
-
Nadzór i kontrola: Trudniej jest monitorować i kontrolować działania pracowników, gdy nie znajdują się oni pod bezpośrednim nadzorem w biurze.
-
Przepływ informacji: Rozproszona struktura organizacyjna i komunikacja za pośrednictwem zdalnych narzędzi utrudnia nadzór nad obiegiem poufnych danych.
Aby skutecznie zarządzać tymi zagrożeniami, firmy muszą wdrożyć kompleksowe podejście obejmujące zmiany na poziomie organizacyjnym, technicznym i proceduralnym.
Kluczowe obszary przygotowania organizacji
Przygotowania w obszarze organizacyjnym
Wdrożenie pracy zdalnej wymaga od organizacji podjęcia szeregu działań w sferze organizacyjnej, w tym:
-
Określenie niezbędnych zasobów: Zespół odpowiedzialny za przygotowanie do pracy zdalnej musi zidentyfikować wszystkie zasoby potrzebne do wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy, takie jak sprzęt, oprogramowanie czy kanały komunikacji.
-
Budowanie zaufania: Ważne jest stworzenie kultury opartej na wzajemnym zaufaniu między przełożonymi a podwładnymi, aby zapewnić efektywność pracy zdalnej.
-
Szkolenia dla pracowników: Firmy powinny przeprowadzić kompleksowe szkolenia, aby poinformować pracowników o zasadach pracy zdalnej oraz podnieść ich świadomość w zakresie bezpieczeństwa informacji.
-
Wsparcie techniczne: Organizacja powinna powołać dedykowany zespół, który będzie wspierał pracowników w rozwiązywaniu problemów technicznych związanych z pracą z domu.
Przygotowania w obszarze technicznym
Kluczowe działania w sferze technicznej obejmują:
-
Inwentaryzacja sprzętu: Firmy muszą sprawdzić, jakie urządzenia przenośne (laptopy, telefony, dyski zewnętrzne) są użytkowane przez pracowników zdalnych i zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie.
-
Aktualizacje i konfiguracja: Urządzenia używane do pracy zdalnej powinny być regularnie aktualizowane, a także wyposażone w odpowiednie oprogramowanie zabezpieczające, takie jak antywirus czy szyfrowanie dysków.
-
Narzędzia do współpracy: Organizacje muszą zapewnić pracownikom zdalnym odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, wideokonferencji i współpracy zespołowej, przy zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa.
-
Monitoring i kontrola: Firmy powinny wdrożyć rozwiązania, które umożliwią kadrze zarządzającej monitorowanie i rozliczanie pracy wykonywanej zdalnie, przy jednoczesnym poszanowaniu prywatności pracowników.
Przygotowania w obszarze dokumentacji
Organizacje muszą zaktualizować swoją dokumentację, aby dostosować ją do nowych realiów pracy zdalnej. Kluczowe działania to:
-
Przegląd i aktualizacja polityk: Firmy powinny zweryfikować i zaktualizować dokumenty regulujące kwestie takie jak zasady korzystania ze sprzętu służbowego, postępowanie z danymi poufnymi czy użytkowanie narzędzi IT.
-
Analiza ryzyka: Zgodnie z RODO, organizacje muszą przeprowadzić dogłębną analizę ryzyka związanego z procesem pracy zdalnej, aby określić odpowiednie środki zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
-
Aktualizacja umów powierzenia: Firmy muszą zweryfikować i dostosować umowy z podmiotami przetwarzającymi dane, aby uwzględnić kwestie bezpieczeństwa informacji w kontekście pracy zdalnej.
Rzetelne przygotowanie organizacji do nowego modelu pracy jest kluczowe dla zachowania ciągłości działania przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji. Firmy, które kompleksowo podejdą do tego wyzwania, będą lepiej przygotowane na radzenie sobie z nowymi zagrożeniami.
Wsparcie ekspertów w zakresie bezpieczeństwa
Wdrożenie bezpiecznej pracy zdalnej w organizacji to złożone przedsięwzięcie, wymagające zaangażowania specjalistów z różnych dziedzin. Firmy doradcze, takie jak Stop Oszustom, mogą pomóc w kompleksowym przygotowaniu do nowej rzeczywistości poprzez:
- Przeprowadzenie audytu organizacji i ocenę dotychczasowych rozwiązań
- Opracowanie nowej lub aktualizację istniejącej dokumentacji (polityk, procedur, umów)
- Przeprowadzenie analizy ryzyka związanego z pracą zdalną
- Doradztwo w zakresie wyboru i wdrożenia odpowiednich narzędzi technicznych
- Szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników w obszarze bezpieczeństwa informacji
Profesjonalne wsparcie ekspertów pozwala organizacjom skutecznie minimalizować zagrożenia i spełnić wymagania regulacyjne, takie jak RODO, zapewniając jednocześnie sprawne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości pracy zdalnej.
