Informacje zwrotne mogą być bardzo pomocne, ale tylko wtedy, gdy są przekazywane w odpowiedni sposób. Niestety, nie wszyscy menedżerowie rozumieją, jak właściwie udzielać feedbacku. Czasami takie informacje zwrotne mogą faktycznie wyrządzić więcej szkody niż pożytku.
Taki przypadek dotknął Iwonę, pracownicę wspomnianej wcześniej organizacji. Jej menedżerka miała zwyczaj wychodzenia na korytarz i głośno wzywania Iwony, by udzielić jej „feedbacku”. Niestety, sposób, w jaki to robiła, daleki był od optymalnego. Zamiast konstruktywnej rozmowy, Iwona często otrzymywała po prostu reprymendę, która tylko wywoływała u niej negatywne emocje.
Czym jest feedback i jaki powinien być?
Feedback to nic innego jak informacja zwrotna na temat zachowania lub działań danej osoby. Nie jest to obiektywna, niepodważalna prawda, ale raczej subiektywna opinia osoby przekazującej tę informację. Dlatego też feedback powinien być udzielany z odpowiednią intencją – nie po to, by wyładować na kimś swoje emocje, ale by pomóc tej osobie w rozwoju i poprawie efektywności.
Aby feedback był skuteczny, musi być:
- Oczekiwany – osoba, która ma go otrzymać, powinna być na niego otwarta i gotowa go przyjąć.
- Skoncentrowany na zachowaniu, a nie na osobie – feedback nie powinien być oceną człowieka, lecz konkretnego działania lub zachowania.
- Oparty na faktach, a nie opiniach – feedback powinien odnosić się do zaobserwowanych zachowań, a nie do subiektywnych odczuć.
- Sformułowany konstruktywnie – feedback powinien zawierać konkretne sugestie dotyczące tego, co można poprawić lub udoskonalić.
Jeśli te zasady nie są przestrzegane, feedback może mieć wręcz odwrotny skutek do zamierzonego – zamiast motywować i rozwijać pracownika, może go zniechęcić, a nawet urażać.
Błędy w udzielaniu feedbacku
Niestety, wiele osób popełnia podstawowe błędy przy udzielaniu informacji zwrotnej. Oto najczęstsze z nich:
- Brak przygotowania – niezaplanowanie feedbacku, nieskupienie się na faktach, a zamiast tego wyrażanie emocji.
- Atak na osobę, a nie na zachowanie – ocenianie pracownika jako osoby, a nie konkretnych jego działań.
- Niekonkretność – posługiwanie się ogólnikami zamiast odwołania do konkretnych sytuacji i obserwacji.
- Publiczne udzielanie feedbacku – robienie tego w obecności innych pracowników, co może być poniżające.
- Ocena cech, a nie zachowań – komentowanie cech osobowości zamiast konkretnych działań.
- Uogólnienia i generalizacje – używanie sformułowań typu „zawsze”, „nigdy”, „wszyscy”.
- Brak jasnych oczekiwań – nieprecyzyjne informowanie, czego oczekuje się od pracownika w przyszłości.
Gdyby Iwonin menedżer lepiej rozumiała zasady udzielania feedbacku, być może jej informacje zwrotne nie wywoływałyby u Iwony tak negatywnych emocji. Zamiast krzyczeć na cały korytarz, powinna była przyjść do Iwony w cichym miejscu, spokojnie omówić konkretne zachowania, a także wskazać, czego oczekuje w przyszłości.
Jak udzielać skutecznego feedbacku?
Aby feedback był efektywny i przynosił oczekiwane rezultaty, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Przygotuj się – zaplanuj rozmowę, przemyśl argumenty, skoncentruj się na konkretnych faktach.
- Mów o zachowaniach, a nie o osobie – zamiast „Jesteś niekompetentny”, powiedz „Podczas prezentacji zabrakło Ci kilku istotnych informacji”.
- Bądź konkretny – odwołuj się do konkretnych sytuacji i zachowań, unikaj ogólników.
- Udzielaj feedbacku na osobności – rozmowę przeprowadź w zaciszu, z dala od innych pracowników.
- Skoncentruj się na przyszłości – omów, czego oczekujesz w przyszłości, a nie tylko co poszło źle.
- Wysłuchaj pracownika – daj mu możliwość wyrażenia swojej perspektywy i odczuć.
- Bądź konstruktywny – zamiast krytykować, zaproponuj konkretne sposoby poprawy.
Takie podejście z pewnością zwiększy szanse, że feedback zostanie przyjęty pozytywnie i będzie motywował pracownika do rozwoju, a nie wywoływał u niego negatywne emocje.
Podsumowanie
Informacje zwrotne mogą być potężnym narzędziem rozwoju pracowników, ale tylko pod warunkiem, że są przekazywane w odpowiedni sposób. Niestety, wielu menedżerów popełnia podstawowe błędy w udzielaniu feedbacku, co zamiast motywować, może zniechęcać i urażać pracowników.
Aby feedback był skuteczny, musi być oparty na konkretnych faktach, skoncentrowany na zachowaniach, a nie osobie, oraz przekazywany w odpowiedni, konstruktywny sposób. Tylko wtedy informacje zwrotne będą mogły realnie przyczynić się do rozwoju pracowników i zwiększenia efektywności organizacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat radzenia sobie z różnymi rodzajami oszustw, zachęcamy do odwiedzenia naszej strony internetowej.
