W dzisiejszej cyfrowej erze, gdzie transakcje finansowe i wymiana informacji odbywa się głównie online, coraz więcej firm pada ofiarą oszustw fakturowych. Fałszywe faktury to jeden z najbardziej rozpowszechnionych i kosztownych sposobów, w jaki cyberprzestępcy próbują wyłudzić pieniądze od niczego niespodziewających się przedsiębiorstw.
Czym są fałszywe faktury i jak działają oszuści?
Fałszywe faktury to dokumenty, które imitują autentyczne rachunki za usługi lub towary, ale w rzeczywistości nie mają pokrycia w jakiejkolwiek transakcji handlowej. Oszuści tworzą te fikcyjne faktury, podszywając się pod dostawców, doradców lub inne podmioty, z którymi firma regularnie współpracuje. Celem jest wyłudzenie płatności od niczego niespodziewającego się przedsiębiorstwa.
Schemat działania jest zazwyczaj następujący:
-
Uzyskanie informacji o firmie: Cyberprzestępcy zdobywają szczegóły na temat danego przedsiębiorstwa, takie jak jego nazwa, adres, numery identyfikacyjne czy nawet nazwiska kluczowych osób.
-
Stworzenie fałszywej faktury: Oszuści używają tych informacji, aby stworzyć dokument, który wygląda jak autentyczna faktura od znanego dostawcy lub kontrahenta. Fałszywka może zawierać prawdziwe dane firmy, ale na rachunku widnieją fikcyjne kwoty do zapłaty.
-
Wysłanie fałszywej faktury: Spreparowana faktura zostaje przesłana do księgowości lub działu finansowego ofiary, najczęściej drogą mailową, ale czasem również pocztą tradycyjną.
-
Wyłudzenie płatności: Naiwny pracownik, myśląc, że to zwykła, należna faktura, dokonuje przelewu na podany rachunek bankowy. W rzeczywistości pieniądze trafiają na konto kontrolowane przez oszustów.
Według danych Europolu, fałszywe faktury to jedno z najczęstszych przestępstw gospodarczych, na które padają ofiarą małe i średnie przedsiębiorstwa. Szacuje się, że każdego roku straty z tego tytułu sięgają setek milionów euro.
Jak rozpoznać fałszywą fakturę?
Aby uchronić się przed wyłudzeniami, kluczowe jest nauczenie pracowników, w szczególności tych z działów finansowych i księgowości, jak rozpoznawać oznaki fałszywych faktur. Oto kilka charakterystycznych cech, na które warto zwrócić uwagę:
Nieznane dane kontaktowe
Faktura może zawierać numer telefonu, adres email lub inny kontakt, który nie pasuje do informacji, jakie firma posiada na temat danego dostawcy. Warto zweryfikować te dane, zanim zostanie dokonana płatność.
Nieprawidłowy wygląd
Fałszywe dokumenty często wyróżniają się niską jakością wydruku, nielogicznym rozmieszczeniem elementów graficznych lub niestandardowym formatowaniem. Autentyczne faktury powinny mieć spójny, profesjonalny wygląd.
Niespójne informacje
Sprawdź, czy wszystkie dane na fakturze, takie jak numery identyfikacyjne, adresy czy nazwy, są zgodne z informacjami, które firma posiada na temat danego dostawcy. Nawet drobne niezgodności mogą sugerować, że coś jest nie tak.
Nietypowe lub podejrzane rachunki bankowe
Szybka weryfikacja, czy numer rachunku podany na fakturze odpowiada temu, który firma zwykle używa do płatności dla tego dostawcy, może uchronić przed tragedią. Podejrzane konta, zwłaszcza zlokalizowane w innych krajach, mogą być oznaką próby wyłudzenia.
Brak potwierdzenia zamówienia
Jeśli faktura dotyczy towaru lub usługi, której firma nie zamawiała, jest to wyraźny sygnał, że może to być fałszywka. Upewnij się, że istnieje udokumentowane potwierdzenie złożonego zamówienia.
Policja radzi, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności faktury, skontaktować się bezpośrednio z dostawcą, korzystając z danych, które firma ma w swojej bazie, a nie tych podanych na samym dokumencie. Weryfikacja tożsamości nadawcy może uchronić przed niebezpiecznym wyłudzeniem.
Jak chronić firmę przed fałszywymi fakturami?
Aby zminimalizować ryzyko stania się ofiarą tego rodzaju oszustwa, przedsiębiorstwa powinny wdrożyć kompleksowe procedury i szkolenia dla pracowników. Oto kilka kluczowych kroków:
-
Edukacja pracowników: Zapewnij wszechstronne szkolenia dla pracowników, szczególnie z działów finansów i księgowości, na temat rozpoznawania oznak fałszywych faktur. Regularnie aktualizuj wiedzę, aby nadążyć za coraz sprytniejszymi metodami oszustów.
-
Weryfikacja dostawców: Starannie sprawdzaj nowych dostawców i aktualizuj dane kontaktowe zaufanych partnerów. Upewnij się, że posiadasz aktualne informacje na temat rachunków bankowych, z których dokonywane są regularne płatności.
-
Wdrożenie procedur kontrolnych: Wprowadź jasne zasady dotyczące zatwierdzania i realizacji płatności. Wymagaj weryfikacji faktur z zamówieniami i uprzednim potwierdzeniem ze strony dostawcy.
-
Zabezpieczenie systemów IT: Inwestuj w nowoczesne narzędzia cyberbezpieczeństwa, takie jak zapory sieciowe i systemy wykrywania włamań. Regularnie aktualizuj oprogramowanie, aby chronić się przed najnowszymi zagrożeniami.
-
Raportowanie incydentów: Niezwłocznie zgłaszaj wszelkie próby wyłudzeń lub podejrzane działania organom ścigania. Współpraca firm z policją i innymi instytucjami pomoże w identyfikacji i powstrzymaniu oszustów.
Choć nie ma gwarancji całkowitej ochrony przed fałszywymi fakturami, wdrożenie tych środków znacznie zmniejszy ryzyko, na jakie narażone są przedsiębiorstwa. Strona internetowa Stop Oszustom oferuje więcej informacji i porad, jak skutecznie bronić się przed tego typu wyłudzeniami.
Kluczowe wnioski
- Fałszywe faktury to jedna z najczęstszych form oszustw gospodarczych, na które narażone są firmy.
- Schemat działania opiera się na podszywaniu się pod znanych dostawców i wyłudzaniu płatności na fikcyjne rachunki.
- Kluczowe cechy fałszywek to nieznane dane kontaktowe, niespójne informacje i nietypowe numery rachunków bankowych.
- Aby chronić firmę, należy wdrożyć kompleksowe procedury weryfikacji faktur oraz edukować pracowników na temat rozpoznawania oszustw.
- Współpraca z organami ścigania i stała czujność to kluczowe elementy skutecznej ochrony przed fałszywymi fakturami.
Choć przedsiębiorstwa nigdy nie będą w pełni bezpieczne przed takimi wyłudzeniami, zastosowanie przedstawionych środków zapobiegawczych znacznie zmniejszy ryzyko stania się ofiarą tej coraz powszechniejszej formy przestępczości gospodarczej.
