Wchodząc w nowe relacje biznesowe, należy zachować ostrożność, aby uniknąć potencjalnych oszustw. Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem warto dokładnie sprawdzić jego wiarygodność. Dzięki temu można uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, takich jak utrata pieniędzy, towaru lub odpowiedzialność podatkowa za zobowiązania nieuczciwego partnera.
Weryfikacja w rejestrach publicznych
Pierwszym krokiem przy weryfikacji nowego kontrahenta powinno być sprawdzenie informacji w ogólnodostępnych rejestrach publicznych. W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) można odnaleźć dane na temat przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub będących wspólnikami spółki cywilnej. Wyszukiwanie w CEIDG pozwala sprawdzić, jak długo firma jest aktywna, czy jej działalność ma charakter sezonowy oraz czy nie toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe lub naprawcze.
Dla spółek prawa handlowego, takich jak spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne czy z ograniczoną odpowiedzialnością, informacje można odnaleźć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wyszukiwanie w KRS umożliwia sprawdzenie podstawowych danych podmiotu, w tym adresu, formy działalności oraz numerów identyfikacyjnych. Ważne są także informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora, otwarciu postępowania likwidacyjnego lub informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego, restrukturyzacyjnego lub naprawczego.
Informacje na temat przedsiębiorców można również znaleźć w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny. Wyszukiwanie w REGON pozwala uzyskać m.in. dane spółek cywilnych, których nie ma w CEIDG.
Weryfikacja statusu podatkowego
Ważnym narzędziem weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest Wykaz podatników VAT, czyli tzw. Biała lista. Wyszukiwanie w Białej liście umożliwia sprawdzenie, czy dany podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz czy jego rachunek bankowy figuruje w wykazie. Dokonywanie płatności na rachunek spoza Białej listy może narazić na ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta.
W przypadku kontrahentów z krajów Unii Europejskiej warto również zweryfikować ich status w systemie VIES (VAT Information Exchange System) prowadzonym przez Komisję Europejską. Wyszukiwanie w VIES pozwala potwierdzić, czy dany podmiot jest zarejestrowany do celów podatku VAT, co jest konieczne do zastosowania stawki 0% VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Weryfikacja w rejestrach dłużników
Dodatkowym źródłem informacji o rzetelności kontrahenta jest Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy. Wyszukiwanie w RDN umożliwia sprawdzenie, czy dany podmiot figuruje w tym rejestrze jako dłużnik.
Usługi płatnych rejestrów i wywiadowni gospodarczych
Dla pełniejszej weryfikacji wiarygodności kontrahenta warto skorzystać również z usług płatnych rejestrów, takich jak Krajowy Rejestr Długów (KRD), Biuro Informacji Gospodarczej (BIG) czy ERIF Biuro Informacji Gospodarczej. Usługi te dostarczają szerszych informacji na temat kondycji finansowej i historii płatniczej danego podmiotu.
Alternatywą są również wywiadownie gospodarcze – prywatne podmioty, które na zamówienie zweryfikują wiarygodność finansową polskich i zagranicznych firm. Raporty z takich firm mogą zawierać informacje z rejestrów, dane o sytuacji finansowej kontrahenta, w tym o jego ewentualnym zadłużeniu.
Weryfikacja w urzędach skarbowych
Bezpośredni kontakt z urzędem skarbowym, w którym zarejestrowany jest kontrahent, może dostarczyć informacji na temat jego rzetelności w rozliczaniu podatków. Na wniosek strony transakcji urząd skarbowy może wydać zaświadczenie potwierdzające, czy dany podmiot prawidłowo reguluje swoje zobowiązania podatkowe.
Rola należytej staranności
Podejmując współpracę z nowym kontrahentem, przedsiębiorca powinien dochować należytej staranności w weryfikacji jego wiarygodności. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, warto sprawdzić m.in.:
* Czy kontrahent bez uzasadnienia ekonomicznego proponuje niestandardowe warunki transakcji?
* Czy istnieją informacje o negatywnej ocenie rzetelności kontrahenta?
* Czy kontrahent odmawia udostępnienia informacji lub dokumentów niezbędnych do weryfikacji?
Dochowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta znacząco zwiększa prawdopodobieństwo, że przedsiębiorca nie poniesie negatywnych konsekwencji z tytułu współpracy z nieuczciwym partnerem biznesowym.
Podsumowanie
Zanim nawiążemy współpracę z nowym kontrahentem, warto poświęcić czas na dokładne sprawdzenie jego wiarygodności. Działania takie mogą uchronić nas przed nieprzyjemnymi konsekwencjami, takimi jak utrata pieniędzy, towaru czy odpowiedzialność podatkowa. Korzystając z bezpłatnych rejestrów publicznych, płatnych serwisów oraz kontaktu z urzędami skarbowymi, możemy zebrać kompleksowe informacje na temat potencjalnego partnera biznesowego i podjąć świadomą decyzję o nawiązaniu z nim współpracy. Pamiętajmy również, że dochowanie należytej staranności w tym procesie jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów naszego przedsiębiorstwa.
Więcej informacji na temat weryfikacji wiarygodności kontrahentów i ochrony przed oszustwami można znaleźć na stronie https://stop-oszustom.pl/.
