W dobie rosnącej cyfryzacji biznesu, przedsiębiorstwa coraz częściej padają ofiarą oszustw na fakturach za usługi IT. Nieuczciwi gracze wykorzystują luki w systemach i procederach, aby wyłudzić pieniądze od niczego niespodziewających się firm. Jednak istnieją skuteczne sposoby, aby chronić się przed takimi incydentami.
Weryfikacja Kontrahentów – Kluczowy Krok w Ochronie
Sprawdzenie rzetelności i wiarygodności potencjalnego kontrahenta jest podstawą udanej współpracy. Nawet najbardziej obiecujący partner może okazać się nieuczciwym graczem z przeszłością nieuczciwych praktyk. Dlatego też przed nawiązaniem współpracy należy dokładnie zweryfikować kontrahenta.
Zgodnie z zaleceniami ekspertów z Vindicat, kluczowe elementy weryfikacji to:
- Sprawdzenie dostępnych informacji o firmie w Internecie – opinie, skargi, informacje o wcześniejszych incydentach.
- Weryfikacja danych rejestrowych w odpowiednich rejestrach, np. KRS.
- Potwierdzenie, że pod podanym adresem siedziby faktycznie prowadzona jest działalność i nie jest to adres „na papierze”.
- Sprawdzenie, czy pod danym adresem nie jest zarejestrowanych więcej podmiotów.
Taka kompleksowa weryfikacja pozwoli uniknąć nawiązania relacji z nieuczciwym kontrahentem, który mógłby później próbować wyłudzić płatności.
Formalizacja Współpracy – Ochrona Przed Niejasnościami
Nawet w branży IT, gdzie często dominuje kultura porozumień nieformalnych, warto sformalizować współpracę poprzez pisemną umowę. Jak podkreśla Vindicat, umowa powinna dokładnie określać:
- Przedmiot współpracy – co dokładnie zostało zlecone i co wchodzi w zakres usług.
- Wynagrodzenie – jasne określenie tego, za co klient zapłaci.
- Kwestie odpowiedzialności i rozliczeń – aby uniknąć nieporozumień i późniejszych roszczeń.
Dzięki takiej umowie na piśmie klient będzie miał świadomość, za co otrzyma wynagrodzenie, a przedsiębiorca uniknie sytuacji, w których klient będzie domagał się zapłaty za usługi wykraczające poza zakres zlecenia.
Porządek w Dokumentacji Firmowej
Choć wydaje się to oczywiste, utrzymywanie porządku w dokumentacji firmowej może mieć kluczowe znaczenie w przypadku prób wyłudzeń. Jak wskazuje Vindicat, sytuacje, w których próby wyłudzeń okazują się skuteczne, często wynikają z tego, że ktoś w firmie nie sprawdził, czy dana usługa lub dostawa faktycznie miała miejsce.
Uporządkowane, skatalogowane i łatwo dostępne umowy, faktury i inne dokumenty pozwalają szybko zweryfikować, czy dana usługa była rzeczywiście zamówiona i wykonana. To istotne szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, gdzie przepływa wiele dokumentów.
Wdrożenie odpowiednich procedur oraz przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za płatności znacząco zmniejsza ryzyko skutecznych prób wyłudzeń.
Reakcja na Próby Wyłudzeń
Niestety, nawet najlepiej przygotowane firmy mogą stać się ofiarami nieuczciwych praktyk. W takich przypadkach kluczowa jest szybka i zdecydowana reakcja.
Jeśli otrzymasz bezpodstawną fakturę, a mimo to firma windykacyjna zacznie Cię nękać, Vindicat radzi:
- Złożyć skargę do UOKIK na działania firmy windykacyjnej, które mają charakter nękania.
- Rozważyć dochodzenie swoich praw na drodze karnej, gdyż firma windykacyjna nie ma uprawnień do informowania o skierowaniu sprawy do egzekucji komorniczej.
Jeśli natomiast faktura trafiła już do odbiorcy, konieczne będzie wystawienie noty korygującej, aby wycofać ją z obiegu.
Stanowcza i szybka reakcja na próby wyłudzeń jest kluczowa, aby uniknąć poważniejszych konsekwencji dla firmy.
Podsumowanie
Oszustwa na fakturach za usługi IT to rosnące zagrożenie dla przedsiębiorstw. Jednak istnieją skuteczne sposoby, aby się przed nimi chronić:
- Dokładna weryfikacja kontrahentów – sprawdzenie ich wiarygodności i rzetelności.
- Formalizacja współpracy poprzez umowę pisemną – jasne określenie przedmiotu, wynagrodzenia i odpowiedzialności.
- Utrzymywanie porządku w dokumentacji firmowej – ułatwia szybką weryfikację zasadności płatności.
- Zdecydowana reakcja na próby wyłudzeń – złożenie skargi, wystawienie noty korygującej.
Dzięki tym działaniom firmy mogą skutecznie chronić się przed nieuczciwymi praktykami i unikać poważnych strat finansowych.
Warto również pamiętać, że stop-oszustom.pl to serwis, który pomaga przedsiębiorcom chronić się przed różnymi formami oszustw, w tym tymi związanymi z usługami IT.
