Jak Uchronić Firmę Przed Karami Za Wykrycie Oszustwa Podatkowego

Złowieszczy Proceder Oszustw VAT-owskich w Firmie Zarządzanej przez Nieuczciwego Menedżera

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z licznymi wyzwaniami, jednakże jednym z najbardziej niepokojących scenariuszy jest sytuacja, w której oszukańcze praktyki są prowadzone przez samych pracowników. Taki właśnie przypadek miał miejsce w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zajmującej się prowadzeniem stacji paliw, gdzie przez lata menedżer firmy dopuszczał się wystawiania setek fikcyjnych faktur.

Jak Doszło do Oszustwa VAT-owskiego?

Od 2005 roku spółka z o.o. była zarządzana przez zatrudnioną na stanowisku menedżera kobietę. Jak wykazała przeprowadzona kontrola podatkowa, w latach 2010-2014 spółka wystawiła aż 1 679 tzw. „pustych faktur” – dokumentów, które nie odzwierciedlały faktycznej sprzedaży towarów. Wartość wyłudzonego w ten sposób podatku VAT, a więc uszczuplenie należności Skarbu Państwa, wyniosło blisko 15 milionów złotych.

Proceder ten polegał na tym, że menedżerka zbierała prawdziwe paragony wystawione przez pracowników klientom, którzy jednak nie pobrali tych paragonów. Następnie podpinała ona te paragony pod faktury wystawiane na rzecz innych podatników VAT. Ci z kolei włączali te fikcyjne faktury do swoich rozliczeń podatkowych, co pozwalało im na nienależne obniżanie zobowiązań w podatku od towarów i usług.

Jak tłumaczyła sama spółka, proceder ten nie był łatwy do wykrycia, ponieważ faktury odzwierciedlały autentyczne paragony odpowiadające rzeczywistym sprzedażom. Co więcej, sporne dokumenty były rejestrowane w systemie stacji paliw w innym formacie niż rzetelne faktury wystawiane przez spółkę, a dostęp do nich był możliwy jedynie po odblokowaniu komputera menedżerki.

Kto Ponosi Odpowiedzialność za Oszustwa Podatkowe Pracownika?

Zarówno naczelnik urzędu skarbowego, jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie uznały, że spółka nie podjęła odpowiednich kroków, które uchroniłyby ją przed wystawieniem spornych faktur, i dlatego powinna ponieść konsekwencje tej sytuacji.

Na pytanie skierowane przez Naczelny Sąd Administracyjny, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej odpowiedział, że odpowiedzialność za takie oszustwa można przypisać pracodawcy, ale tylko pod warunkiem wykazania, że nie dochował on należytej staranności w kontrolowaniu działań swojego pracownika. Trybunał wskazał, że od podmiotu gospodarczego wymaga się, aby przedsięwziął wszelkie środki, jakich można od niego racjonalnie wymagać, w celu upewnienia się, że dokonywana przez niego transakcja nie prowadzi do udziału w oszustwie w VAT.

W oparciu o ten wyrok, 3 września 2024 roku Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął, że spółka ponosi odpowiedzialność za VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Sąd stwierdził, że nie można mówić o dochowaniu przez spółkę należytej staranności w nadzorze nad swoim pracownikiem, skoro przestępczy proceder trwał ponad 3 lata, a komputer menedżerki nie podlegał jakiejkolwiek kontroli.

Jak Przedsiębiorcy Mogą Chronić Się Przed Odpowiedzialnością za Oszustwa Pracowników?

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje, że przedsiębiorcy powinni wdrażać w swoich firmach odpowiednie środki nadzoru i kontroli nad działaniami pracowników, szczególnie w newralgicznych obszarach, takich jak finanse, sprzedaż czy księgowość. Może to obejmować:

• Wprowadzenie procedur wewnętrznej kontroli, np. powierzenie nadzoru księgowego wyspecjalizowanemu pracownikowi lub zewnętrznemu podmiotowi.
• Outsourcing obsługi księgowej firmie zewnętrznej, która będzie monitorować wewnętrzny dział księgowy i wychwytywać potencjalne nieprawidłowości.
• Regularne audyty prawne i finansowe w celu identyfikacji słabych punktów w systemie kontroli wewnętrznej.
• Opracowanie szczegółowych regulaminów pracy, precyzyjnie określających obowiązki i zasady postępowania pracowników.

Jak podkreślił sąd, przedsiębiorca musi podjąć wszelkie możliwe środki, które zapewnią dochowanie należytej staranności w nadzorze nad działalnością pracowników. Tylko wtedy będzie mógł uniknąć odpowiedzialności za przestępcze czyny swoich pracowników.

Co Grozi Firmom za Oszustwa Podatkowe Pracowników?

Konsekwencje wykrycia oszustw VAT-owskich popełnianych przez pracowników mogą być dla firm bardzo dotkliwe. Oprócz konieczności uregulowania zaległego podatku, przedsiębiorcy muszą liczyć się z nałożeniem odsetek.

Ponadto, w przypadku uznania działalności firmy za noszącą znamiona oszustwa podatkowego, grozi jej grzywna nawet do 41 milionów złotych w 2024 roku (720 stawek dziennych) lub kara pozbawienia wolności, a także obie te kary łącznie.

Co więcej, fałszerstwo faktur jest penalizowane również przez Kodeks karny, gdzie za tego rodzaju przestępstwo grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do nawet 20 lat. Kwestia przypisania winy za wystawienie nierzetelnej faktury może zatem mieć dla przedsiębiorców kluczowe znaczenie.

Jak Uniknąć Odpowiedzialności za Oszustwa Pracowników?

Choć zasadniczo każdy odpowiada za swoje czyny, w przypadku działalności przedsiębiorstw odpowiedzialność za przestępstwa popełnione przez pracowników może ponieść również pracodawca. Wynika to z treści art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym wystawca faktury jest zobowiązany do zapłaty wykazanego na niej podatku.

Jednakże, jak wskazał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, pracodawca może uniknąć takiej odpowiedzialności, jeśli wykaże, że dochował należytej staranności w nadzorze nad pracownikami. Oznacza to, że musi on wprowadzić skuteczne mechanizmy kontroli i monitorowania działań pracowników, szczególnie w obszarach narażonych na ryzyko nadużyć.

Przykładowo, w innej sprawie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że pracodawca nie może ponosić odpowiedzialności za przestępcze działania swojego podwładnego, pod warunkiem istnienia dobrej wiary po stronie pracodawcy. W tej sprawie sąd uznał, że spółka posiadała procedury bezpieczeństwa, dokonywała audytów wewnętrznych i zawiadamiała organy ścigania o swoich podejrzeniach co do przestępczej działalności pracownika.

Zatem każda sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie, a przedsiębiorcy mogą podejmować skuteczną walkę w obronie swojego interesu prawnego zarówno przed organami, jak i przed sądem, wykazując, że dochowali należytej staranności w nadzorze nad pracownikami.

Praktyczne Porady, Jak Unikać Oszustw Podatkowych Pracowników

Aby ustrzec swoją firmę przed konsekwencjami oszustw podatkowych popełnianych przez pracowników, warto wdrożyć następujące praktyczne rozwiązania:

1. Wprowadź kompleksowy system kontroli wewnętrznej: Opracuj szczegółowe procedury i mechanizmy nadzoru nad kluczowymi obszarami, takimi jak finanse, sprzedaż i księgowość. Zaangażuj w to wyspecjalizowanych pracowników lub zewnętrznych ekspertów.

2. Rozważ outsourcing obsługi księgowej: Powierz prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych firmie zewnętrznej, która będzie monitorować i korygować ewentualne nieprawidłowości.

3. Przeprowadzaj regularne audyty i kontrole: Zadbaj o cykliczne przeglądy prawne i finansowe, aby identyfikować słabe punkty w systemie kontroli wewnętrznej i szybko reagować na potencjalne zagrożenia.

4. Stwórz precyzyjne regulaminy pracy: Opracuj szczegółowe wytyczne określające obowiązki, uprawnienia i zasady postępowania pracowników, szczególnie w newralgicznych obszarach.

5. Zapewnij skuteczny przepływ informacji: Ustanów sprawne kanały komunikacji, które umożliwią szybkie wykrywanie i zgłaszanie nieprawidłowości na każdym szczeblu organizacji.

6. Buduj kulturę uczciwości w firmie: Kształtuj wśród pracowników postawę etyczną i poczucie odpowiedzialności za dobro przedsiębiorstwa. Promuj transparentność i otwartość w relacjach.

Wdrożenie tych rozwiązań może stanowić kluczowy element ochrony firmy przed poważnymi konsekwencjami wynikającymi z oszustw podatkowych pracowników. Pamiętaj, że tylko podejmując kompleksowe działania w zakresie nadzoru i kontroli, przedsiębiorca może uniknąć odpowiedzialności za przestępcze czyny swoich pracowników.