Przechowywanie danych w chmurze to coraz bardziej popularne rozwiązanie, które oferuje szereg korzyści, takich jak elastyczność, skalowalność i wysoki poziom bezpieczeństwa. Jednak aby w pełni wykorzystać te zalety, konieczne jest przestrzeganie odpowiednich zasad i procedur. W niniejszym artykule przyjrzymy się 8 kluczowym krokom, które administrator danych powinien podjąć, aby zapewnić bezpieczeństwo swojej dokumentacji ochrony danych osobowych.
Określenie obszaru przetwarzania danych
Pierwszym krokiem jest określenie obszaru, w którym przetwarzane są dane osobowe. Administrator danych musi wiedzieć, gdzie przechowywane są te informacje, aby móc je właściwie zabezpieczyć. Może to być jedno lub więcej pomieszczeń, a nawet cała infrastruktura informatyczna firmy.
Zastosowanie fizycznych zabezpieczeń
Następnie administrator danych powinien zastosować odpowiednie fizyczne zabezpieczenia. Wszystkie pomieszczenia, w których przechowywane są dane osobowe, powinny być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Może to obejmować zamykane na klucz drzwi, rolety antywłamaniowe lub kraty w przypadku pomieszczeń znajdujących się na parterze. Coraz częściej stosuje się także elektroniczne systemy kontroli dostępu, które stanowią dodatkową ochronę.
Upoważnienie do przetwarzania danych
Kolejnym krokiem jest upoważnienie osób, które będą miały dostęp do danych osobowych. Tylko pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą przebywać w pomieszczeniach, w których znajdują się te informacje. Upoważnienie powinno mieć formę pisemną i obejmować zobowiązanie do zachowania poufności danych.
Nadawanie uprawnień w systemach informatycznych
Jeśli dane osobowe są przetwarzane elektronicznie, każdy pracownik przed przystąpieniem do pracy musi uzyskać uprawnienia dostępu do zasobów informatycznych. Zwykle odbywa się to poprzez przyznanie loginu i hasła.
Wymuszanie zmiany haseł
Aby zapewnić jeszcze większe bezpieczeństwo, należy wdrożyć system wymuszający regularne zmiany haseł, np. co 30 dni. Hasła powinny składać się z co najmniej 8 znaków, w tym małych i wielkich liter oraz cyfr lub znaków specjalnych. Niestety wciąż zdarzają się przypadki, gdy pracownicy umieszczają hasła na widocznych karteczkach, co znacznie osłabia tę ochronę.
Stosowanie oprogramowania zabezpieczającego
Każdy komputer powinien być wyposażony w legalny, licencjonowany program antywirusowy oraz zaporę firewall. Coraz częściej spotykana jest także praktyka szyfrowania wiadomości e-mail zawierających dane osobowe, co gwarantuje, że dostęp do nich ma wyłącznie osoba dysponująca hasłem.
Przestrzeganie zasady czystego biurka i pulpitu
Do dobrych praktyk należy również stosowanie zasad czystego biurka i czystego pulpitu. Pracownik powinien mieć na biurku tylko dokumenty, na których aktualnie pracuje, a po zakończeniu pracy wszystkie poufne dokumenty powinny być przechowywane w zamykanych na klucz szafach. Podobnie na pulpicie komputera powinny znajdować się jedynie bieżące pliki.
Niszczenie dokumentów na bieżąco
Ostatnim, ale nie mniej ważnym krokiem, jest unikanie gromadzenia dokumentów na zapas. Zgodnie z zasadą celowości, administrator danych powinien przetwarzać dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji określonego celu. Dlatego dokumenty zawierające te informacje powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, a nie odkładane na później.
Podsumowując, bezpieczeństwo dokumentacji ochrony danych osobowych to kluczowy obowiązek każdego administratora danych. Poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak określenie obszaru przetwarzania, wdrożenie fizycznych zabezpieczeń, upoważnienie pracowników, zarządzanie uprawnieniami i hasłami, stosowanie oprogramowania zabezpieczającego, przestrzeganie zasady czystego biurka i pulpitu oraz niszczenie dokumentów na bieżąco, można znacznie ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu lub wycieku poufnych informacji.
Warto pamiętać, że bezpieczeństwo danych w chmurze to także kluczowy element całościowej strategii ochrony informacji. Firma Stop Oszustom oferuje kompleksowe usługi w tym zakresie, pomagając organizacjom wdrożyć najlepsze praktyki i zapewnić ochronę kluczowych zasobów.
