Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi wyzwaniami, a jednym z nich jest ryzyko napotkania na próby wyłudzenia przez nieuczciwych kontrahentów. Jedną z najczęstszych form tego typu oszustw są fałszywe faktury VAT, czyli dokumenty, które dotyczą usług lub towarów, których w rzeczywistości nigdy nie dostarczono. Choć takie sytuacje mogą wydawać się niezwykle frustrujące, istnieją sprawdzone sposoby, aby chronić firmę przed tego typu działaniami.
Weryfikacja kontrahentów – klucz do uniknięcia problemów
Pierwszym i kluczowym krokiem w obronie przed fałszywymi fakturami VAT jest dokładna weryfikacja kontrahentów jeszcze przed nawiązaniem z nimi współpracy. Jak wskazują eksperci, nawet najbardziej obiecujący partner biznesowy może mieć w przeszłości nieuczciwe działania, o których świadczą opinie w Internecie. Dlatego rzetelna analiza potencjalnego kontrahenta, zarówno polskiego, jak i zagranicznego, jest kluczowa.
Warto zweryfikować, czy firma jest aktywna na rynku, czy nie ma wobec niej otwartych postępowań egzekucyjnych lub upadłościowych. Można również sprawdzić historię płatności danego podmiotu, aby upewnić się, że terminowo reguluje swoje zobowiązania. Takie działania pozwolą uniknąć nawiązania współpracy z nieuczciwymi kontrahentami, którzy mogą próbować wyłudzić płatność za fikcyjne usługi lub towary.
Formalizacja współpracy – umowa pisemna jako zabezpieczenie
Po przeprowadzeniu weryfikacji kontrahenta, kolejnym krokiem w zabezpieczeniu się przed fałszywymi fakturami VAT jest formalizacja współpracy w postaci umowy pisemnej. Choć w Polsce obowiązuje zasada swobody umów, a w niektórych branżach umowy ustne są standardem, eksperci zalecają przygotowanie pisemnej umowy. Dokument ten powinien precyzyjnie określać przedmiot współpracy, aby w przyszłości uniknąć wątpliwości co do zakresu zleconych czynności.
Umowa pisemna nie tylko zabezpiecza interesy firmy, ale także zwiększa świadomość kontrahenta co do tego, za co otrzyma wynagrodzenie. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w których klient, nawet z dobrej woli, wykona dodatkowe prace, a następnie zażąda zapłaty, podczas gdy pierwotnie nie było to oczekiwane.
Ład w dokumentacji – klucz do szybkiego reagowania
Oprócz weryfikacji kontrahentów i formalizacji współpracy, kluczowym elementem obrony przed fałszywymi fakturami VAT jest utrzymywanie porządku w firmowej dokumentacji. Wydaje się to oczywiste, ale w praktyce zdarza się, że brak systematycznego archiwizowania umów, faktur i innych dokumentów utrudnia zweryfikowanie, czy dana usługa lub towar faktycznie zostały zamówione.
Należy zadbać, aby umowy, faktury i pozostała dokumentacja były uporządkowane, skatalogowane i dostępne dla wszystkich osób w firmie odpowiedzialnych za płatności. Dzięki temu uniknięcie zapłaty za bezpodstawną fakturę będzie znacznie łatwiejsze. Co więcej, prawidłowe prowadzenie dokumentacji może stanowić kluczowy dowód w razie ewentualnego sporu sądowego.
Reakcja na próby wyłudzenia – co robić?
Mimo najlepszych starań, czasem może okazać się, że firma stała się ofiarą próby wyłudzenia poprzez fałszywą fakturę VAT. W takiej sytuacji należy podjąć zdecydowane działania.
Przede wszystkim, jeśli faktura jeszcze nie została wprowadzona do obiegu prawnego, warto rozważyć unieważnienie jej. Jeśli natomiast faktura trafiła już do odbiorcy, konieczne będzie wystawienie tzw. noty korygującej.
Ponadto, w przypadku gdy nieuczciwy kontrahent zacznie wysyłać groźby lub angażować firmę windykacyjną, należy złożyć skargę do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). Takie działania mogą być bowiem traktowane jako próba nękania i mogą stanowić podstawę do dochodzenia praw na drodze karnej.
Co ważne, firma windykacyjna nie ma uprawnień do informowania dłużnika o skierowaniu sprawy na drogę sądową lub do egzekucji komorniczej – takie uprawnienia przysługują wyłącznie komornikowi sądowemu po uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty. W przypadku otrzymania takich informacji od firmy windykacyjnej, należy złożyć sprzeciw od nakazu zapłaty w ciągu 14 dni od doręczenia.
Windykacja online – skuteczne narzędzie do odzyskiwania należności
Jednym z kluczowych elementów obrony przed fałszywymi fakturami VAT jest skuteczne odzyskiwanie należności od kontrahentów, którzy pomimo otrzymania prawidłowej faktury, nie regulują swojego zobowiązania w terminie. W tym celu warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak system windykacji online Vindicat.
Platforma ta umożliwia samodzielne podejmowanie kolejnych czynności windykacyjnych zgodnie ze sprawdzonymi scenariuszami lub powierzenie całego procesu windykacji polubownej systemowi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybko i skutecznie odzyskiwać należności, co stanowi istotne zabezpieczenie przed próbami wyłudzenia.
Statystyki pokazują, że ponad 90% spraw prowadzonych w systemie Vindicat kończy się już na pierwszym etapie windykacji polubownej. To dowód na to, że szybka i zdecydowana reakcja na problem nieopłaconych faktur może skutecznie zapobiegać próbom wyłudzenia.
Podsumowanie
Ochrona przed fałszywymi fakturami VAT wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego weryfikację kontrahentów, formalizację współpracy w postaci umów pisemnych, utrzymywanie ładu w firmowej dokumentacji oraz zdecydowaną reakcję na próby wyłudzenia. Kluczowe jest również sprawne odzyskiwanie należności, np. za pomocą nowoczesnych narzędzi do windykacji online.
Tylko dzięki takiemu podejściu przedsiębiorcy mogą skutecznie zabezpieczyć się przed coraz bardziej wyrafinowanymi próbami oszustw podatkowych. Wdrożenie tych praktyk pozwoli chronić firmę przed negatywnymi konsekwencjami fałszywych faktur VAT i skupić się na prowadzeniu efektywnej działalności gospodarczej.
