Domowe biuro a bezpieczeństwo danych – praktyczne wskazówki dla pracowników
Praca z domu – wyzwanie czy błogosławieństwo?
Odkąd pandemia COVID-19 zmieniła oblicze naszej codzienności, coraz więcej firm zachęca swoich pracowników do pracy z domowego zacisza. I nie ma się czemu dziwić – okazuje się, że dla wielu z nas praca zdalna jest prawdziwym błogosławieństwem. Nie musimy marnować czasu na długie dojazdy do biura, możemy elastycznie rozplanować sobie dzień, a przy okazji zaoszczędzić sporo na kosztach dojazdu. A co najważniejsze, możemy wykonywać swoje obowiązki w komfortowych warunkach, wśród bliskich nam przedmiotów, bez konieczności narzucania sobie sztywnego dress code’u.
Brzmi jak marzenie, prawda? Cóż, nie do końca. Okazuje się, że praca z domu niesie ze sobą także wiele zagrożeń – szczególnie jeśli chodzi o bezpieczeństwo wrażliwych danych firmowych. Nasz domowy sprzęt elektroniczny, często niewykorzystywany do celów służbowych, może stwarzać poważne luki w systemach zabezpieczeń. A co gorsza, wygodne środowisko domowe może prowadzić do niefrasobliwego traktowania kwestii ochrony informacji.
Nie ma przypadków, są tylko błędy
Wiele osób wciąż nie zdaje sobie sprawy, że bezpieczeństwo danych to nie tylko sprawa informatyków czy księgowych. To odpowiedzialność każdego pracownika, który ma dostęp do wrażliwych informacji. Dlatego, zanim usiądziesz przy swoim domowym biurku, muszę Cię uprzedzić – to, co wydaje się bezpieczne, wcale takie nie musi być. Wystarczy jeden niefortunny klik, a Twoje niedbalstwo może narazić całą firmę na olbrzymie straty finansowe i reputacyjne.
Przygotuj swoje domowe biuro
Zanim zanurzysz się w codziennych obowiązkach, poświęć chwilę na uporządkowanie swojego miejsca pracy. To naprawdę ważne, by Twoje domowe biuro spełniało podstawowe standardy bezpieczeństwa.
Po pierwsze, zadbaj o to, by Twój komputer lub laptop był odpowiednio zabezpieczony. Upewnij się, że masz zainstalowane aktualne oprogramowanie antywirusowe i zapory sieciowe. Nie korzystaj z domowej sieci WiFi, zamiast tego wykorzystaj bezpieczne połączenie VPN. A jeśli musisz wydrukować poufne dokumenty, zrób to w sposób, który uniemożliwi wgląd osobom postronnym.
Pamiętaj też, by nie pozostawiać poufnych dokumentów lub urządzeń firmowych w miejscach dostępnych dla domowników czy gości. Zadbaj, by dokumenty były właściwie przechowywane i niszczone, gdy staną się zbędne. A jeśli masz wrażenie, że Twoje urządzenie lub oprogramowanie są zagrożone, nie zwlekaj – natychmiast poinformuj o tym przełożonych.
Biuro domowe jest coraz częstszym miejscem wykonywania pracy – to fakt. Dlatego ważne jest, byś traktował je z taką samą uwagą, jak tradycyjne stanowisko w siedzibie firmy. Tylko w ten sposób możesz zapewnić bezpieczeństwo danych, za które jesteś odpowiedzialny.
Ergonomia to podstawa
Ergonomia to nie tylko kwestia wygody – to także ważny element dbałości o Twoje zdrowie i bezpieczeństwo. Wielu z nas, przyzwyczajonych do pracy w biurze, popełnia kardynalne błędy, gdy musimy nagle zorganizować swoje stanowisko w domu.
Dlatego, zanim zaczniesz pracę, przyjrzyj się uważnie swojemu domowemu biurku. Czy monitor ustawiony jest na odpowiedniej wysokości, by nie musieć nadmiernie pochylać głowy? Czy Twoje nadgarstki są właściwie podparte, by nie obciążać ich podczas pisania? A co z krzesłem – czy zapewnia ono odpowiednie podparcie pleców?
Produkty ergonomiczne Leitz mogą Ci w tym pomóc. Dzięki nim stworzysz w pełni funkcjonalne i bezpieczne stanowisko pracy, niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w tradycyjnym biurze. Pamiętaj też o regularnych przerwach, by nie siedzieć w jednej pozycji przez cały dzień. Ruch to zdrowie, a Twoja produktywność z pewnością na tym zyska.
Szkolenia i podręczniki – Twoi najlepsi sojusznicy
Nic nie zastąpi dobrego przygotowania. Dlatego zanim chwycisz za komputer, postaraj się zapoznać z całym pakietem informacji, jakie Twój pracodawca udostępnia pracownikom.
Inspekcja Pracy wymaga, by każdy pracodawca stworzył jasną politykę bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinieneś więc otrzymać od swojego szefa szczegółowe wytyczne dotyczące ochrony danych, zasad korzystania ze sprzętu firmowego, a nawet postępowania w sytuacjach kryzysowych. Przeczytaj je uważnie i upewnij się, że w pełni rozumiesz wszystkie procedury.
Wiem, że ilość informacji może być przytłaczająca. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest stworzenie podręcznika, do którego będziesz mógł sięgać w razie wątpliwości. Zawrzyj w nim najważniejsze zasady, kontakty do pomocy technicznej, a nawet listę niezbędnego wyposażenia do pracy zdalnej. To prawdziwa skarbnica wiedzy, którą będziesz mógł wykorzystywać codziennie.
Bądź czujny! Uważaj na oszustów
Niestety, w dobie powszechnej pracy zdalnej cyberprzestępcy mają wiele okazji, by próbować wyłudzić od Ciebie poufne dane. Dlatego musisz być naprawdę czujny, gdy korzystasz z komputera lub telefonu służbowego.
Uważaj na podejrzane e-maile, które mogą pozorować korespondencję z Twoich współpracowników lub nawet przełożonych. Nigdy nie klikaj w linki lub załączniki, których autentyczności nie jesteś pewien. Pamiętaj też, by zachować ostrożność podczas wideokonferencji – upewnij się, że Twój ekran nie wyświetla żadnych poufnych informacji.
A jeśli zauważysz cokolwiek podejrzanego, nie zwlekaj – natychmiast poinformuj o tym dział IT lub przełożonych. Tylko wspólne działanie pozwoli nam skutecznie chronić się przed cyberprzestępcami.
Koniec z prokrastynacją!
Wiem, że praca zdalna może być dla wielu z nas sporym wyzwaniem. Nasze domowe otoczenie pełne jest rozpraszaczy, a granica między życiem zawodowym a prywatnym zaciera się coraz bardziej. Dlatego tak ważne jest, byś nauczył się skutecznie zarządzać swoim czasem i obowiązkami.
Staraj się wyznaczać jasne ramy czasowe dla pracy – ustal godziny, w których jesteś dostępny, i trzymaj się ich konsekwentnie. Zadbaj też o regularne przerwy, by dać odpocząć swojemu ciału i umysłowi. A gdy nadejdzie koniec dnia, odłóż służbowe urządzenia i skoncentruj się na życiu prywatnym. To pozwoli Ci zachować zdrową równowagę i unikać wypalenia zawodowego.
Wierzę, że jeśli poświęcisz trochę czasu na właściwe przygotowanie swojego domowego biura i zapoznasz się z wszystkimi zasadami bezpieczeństwa, praca zdalna stanie się dla Ciebie prawdziwym błogosławieństwem. A Twoja firma zyska świadomego, dbającego o ochronę danych pracownika. To win-win dla wszystkich!
