Analiza Ryzyka Kluczem do Bezpieczeństwa Danych
Wraz z wybuchem pandemii COVID-19 wiele organizacji musiało podjąć nagłe decyzje o umożliwieniu swoim pracownikom pracy zdalnej. W celu zachowania ciągłości działania, firmy często sięgały po dostępne narzędzia komunikacyjne i do przechowywania danych, bez pełnej świadomości ograniczeń związanych z ich wykorzystaniem. Co gorsza, standardowe procedury szkolenia, wsparcia i nadzoru nad personelem zostały zastąpione przekonaniem, że dom pracownika to bezpieczna twierdza, w której nic złego nie może stać się danymi osobowymi czy informacjami firmy.
Tymczasem, organizacja pracy zdalnej, podobnie jak ustanawianie innych technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych, powinna być rezultatem analizy ryzyka dla zdefiniowanych zasobów – danych osobowych, administrowanych lub powierzonych do przetwarzania, oraz zagrożeń dla praw i wolności osób, których te dane dotyczą. Równie ważne jest założenie, że w niekorzystnych sytuacjach, wymagania w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych pozostają takie same, jak te w normalnych warunkach eksploatacyjnych – zachowanie ich poufności, dostępności i integralności.
Identyfikacja Zagrożeń i Podatności
Punktem wyjścia do przeprowadzenia analizy ryzyka powinno być zdefiniowanie operacji przetwarzania realizowanych zdalnie. Najłatwiej można to osiągnąć poprzez przegląd rejestru czynności przetwarzania i rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania prowadzonych przez organizację. W artykule „Rejestr czynności przetwarzania – centrum utrzymania zgodności z RODO” wyjaśniono, czym są te rejestry i w jaki sposób należy je prowadzić.
Dla potrzeb niniejszego artykułu, przyjęto, że procesem realizowanym zdalnie będzie obsługa klienta. Kolejnym krokiem jest identyfikacja zasobów biorących udział w tych operacjach przetwarzania. Należy uwzględnić zarówno zasoby należące do organizacji, jak i te będące własnością pracowników, których wykorzystanie zostało zaakceptowane. Wykorzystanie prywatnego sprzętu, np. laptopa, może generować dodatkowe ryzyka i nie daje organizacji pełnego nadzoru nad działaniami prowadzonymi za jego pośrednictwem.
W celu ułatwienia identyfikacji wszystkich grup zasobów zaangażowanych w dany proces, przedstawiona została poniższa typologia:
- Sprzęt komputerowy: laptopy, komputery stacjonarne, urządzenia mobilne
- Oprogramowanie: systemy operacyjne, aplikacje do komunikacji i przetwarzania danych
- Infrastruktura: sieci, serwery, chmura
- Personel: pracownicy, podwykonawcy, klienci
- Dokumentacja: umowy, notatki, raporty
Dla potrzeb niniejszej analizy, wybrano trzy zasoby charakterystyczne dla pracy zdalnej: laptop pracownika, aplikację do komunikacji oraz dokumentację obsługi klienta.
Następnym krokiem jest określenie zabezpieczeń stosowanych dla tych zasobów, aby uniknąć duplikacji pracy lub kosztów na etapie wdrażania planu postępowania z ryzykiem. Organizacja może posiłkować się następującymi działaniami:
- Przegląd istniejących polityk, procedur i innych dokumentów wewnętrznych
- Analiza raportów z wcześniejszych audytów lub incydentów bezpieczeństwa
- Konsultacje z pracownikami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo IT i ochronę danych
Kolejnym krokiem w analizie ryzyka jest identyfikacja możliwych zagrożeń dla danych osobowych przetwarzanych w ramach zidentyfikowanych procesów realizowanych zdalnie. Zgodnie z RODO, są to przede wszystkim:
- Przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie danych osobowych
- Przypadkowa lub niezgodna z prawem utrata danych osobowych
- Przypadkowa lub niezgodna z prawem modyfikacja danych osobowych
- Nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych
Mając na uwadze specyfikę pracy zdalnej, zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na osobowe źródła zagrożeń, takie jak:
- Prowadzenie rozmów z klientami w obecności członków rodziny
- Pozostawienie umów lub notatek na temat obsługiwanego klienta w ogólnodostępnym miejscu
- Przesyłanie dokumentów służbowych przez prywatną pocztę elektroniczną
Szacowanie Ryzyka
Kolejnym krokiem jest ustalenie prawdopodobieństwa materializacji danego zagrożenia oraz jego potencjalnych konsekwencji dla osób, których dane dotyczą (klientów). W przypadku zarówno prawdopodobieństwa, jak i wagi zagrożenia, sugeruje się przyjęcie skali 1-4, co ograniczy wskazywanie wartości środkowych i zapobiegnie wypaczeniu wyników.
Waga Zagrożenia:
1. Nieznaczne
2. Umiarkowane
3. Znaczące
4. Katastrofalne
Prawdopodobieństwo Zagrożenia:
1. Mało prawdopodobne
2. Możliwe
3. Prawdopodobne
4. Bardzo prawdopodobne
Finalny poziom ryzyka stanowi iloczyn wagi zagrożenia oraz jego prawdopodobieństwa dla danego zasobu. Możliwe kombinacje przedstawia poniższa tabela:
| Prawdopodobieństwo | Nieznaczne | Umiarkowane | Znaczące | Katastrofalne |
|---|---|---|---|---|
| Mało prawdopodobne | Niskie | Niskie | Średnie | Średnie |
| Możliwe | Niskie | Średnie | Wysokie | Wysokie |
| Prawdopodobne | Średnie | Wysokie | Wysokie | Ekstremalnie Wysokie |
| Bardzo prawdopodobne | Średnie | Wysokie | Ekstremalnie Wysokie | Ekstremalnie Wysokie |
Produktem tego etapu analizy ryzyka jest lista ryzyk z przypisanymi poziomami wartości. Na tej podstawie, organizacja powinna przygotować plan postępowania z ryzykiem, obejmujący priorytety, osoby odpowiedzialne za realizację oraz harmonogramy.
Wdrażanie Skutecznych Środków Ochrony
Mając na uwadze zidentyfikowane ryzyka, organizacja może podjąć decyzję o zastosowaniu jednego z czterech wariantów postępowania: akceptacja, redukcja, przeniesienie lub unikanie ryzyka. Zaleca się, aby organizacja podjęła aktywne działania zmierzające do redukcji poziomu ryzyka, tak aby ryzyko szczątkowe można było ponownie oszacować jako akceptowalne (niskie lub średnie).
Ochrona Sprzętu i Oprogramowania
W celu ochrony laptopa pracownika, organizacja może wdrożyć następujące środki:
- Szyfrowanie dysku – zapewni ochronę danych w przypadku utraty lub kradzieży urządzenia.
- Wdrożenie zdalnego zarządzania i monitoringu – umożliwi zdalne śledzenie lokalizacji urządzenia, blokowanie lub usuwanie danych w razie potrzeby.
- Aktualizacje oprogramowania – regularne aktualizacje systemu operacyjnego i aplikacji zwiększą ochronę przed znanymi lukami.
- Ochrona antywirusowa – zainstalowanie renomowanego oprogramowania antywirusowego i utrzymywanie go w aktualnej wersji.
W odniesieniu do aplikacji do komunikacji, organizacja może zapewnić:
- Szyfrowanie komunikacji – zastosowanie szyfrowania end-to-end dla wszystkich wiadomości i rozmów.
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe – wymuszenie dodatkowego etapu weryfikacji tożsamości użytkownika.
- Zarządzanie uprawnieniami – ograniczenie dostępu tylko do niezbędnych funkcjonalności.
- Monitoring aktywności – rejestrowanie logów aktywności w celu wykrywania podejrzanych działań.
Ochrona Dokumentacji
Aby zabezpieczyć dokumentację obsługi klienta, organizacja może wdrożyć następujące rozwiązania:
- Szyfrowanie plików – zapewni ochronę wrażliwych danych w przypadku nieuprawnionego dostępu.
- Kontrola dostępu – ograniczenie możliwości modyfikacji lub usuwania plików tylko do uprawnionych osób.
- Tworzenie kopii zapasowych – regularne archiwizowanie danych w bezpiecznej lokalizacji, aby zapobiec utracie.
- Polityka przechowywania – ustalenie zasad dotyczących okresów przechowywania i bezpiecznego usuwania dokumentacji.
Wsparcie i Szkolenia dla Pracowników
Kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych w pracy zdalnej odgrywają sami pracownicy. Dlatego organizacja powinna zadbać o:
- Szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa – podnoszenie świadomości pracowników na temat zagrożeń i dobrych praktyk.
- Jasne wytyczne i procedury – opracowanie i wdrożenie polityk dotyczących pracy zdalnej, obsługi klientów, ochrony danych itp.
- Dostępność wsparcia technicznego – zapewnienie szybkiej pomocy w przypadku problemów lub incydentów.
- Monitorowanie i reagowanie – stały nadzór nad bezpieczeństwem oraz szybkie reagowanie na nieprawidłowości.
Ciągłe Doskonalenie i Monitorowanie Ryzyka
Analiza ryzyka to proces dynamiczny, który musi być regularnie weryfikowany i aktualizowany. Zagrożenia, podatności, prawdopodobieństwo oraz konsekwencje mogą ulegać zmianom w czasie, dlatego kluczowe jest monitorowanie środowiska bezpieczeństwa.
Organizacja powinna wyznaczyć osoby odpowiedzialne za regularną ocenę ryzyka i wdrażanie niezbędnych środków zaradczych. Warto również rozważyć współpracę z doświadczonym konsultantem, który będzie dostarczał bieżących informacji na temat nowych zagrożeń i sposobów ochrony.
Podsumowując, analiza ryzyka jest kluczowym elementem w zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych w środowisku pracy zdalnej. Dzięki systematycznemu podejściu, identyfikacji zagrożeń, oszacowaniu ryzyka oraz wdrożeniu adekwatnych środków ochronnych, organizacja może efektywnie chronić się przed oszustwami i naruszeniami. Stałe monitorowanie i doskonalenie tych działań gwarantuje utrzymanie wysokiego poziomu cyberbezpieczeństwa.
Aby dowiedzieć się więcej na temat zabezpieczania swojej firmy przed oszustwami, zapraszamy na stronę stop-oszustom.pl. Znajdziesz tam wiele praktycznych porad i case studies, które pomogą Ci uchronić się przed zagrożeniami.
