Wstęp: Uciekająca gotówka
Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem średniej wielkości firmy, która właśnie obchodziła 20-lecie swojego istnienia na rynku. Sporo się przez te lata wydarzyło – przeszliście wzloty i upadki, stawiliście czoła wielu wyzwaniom, ale w końcu udało wam się wypracować solidną pozycję i stabilne przepływy finansowe. Niestety, w ostatnich kilku miesiącach zacząłeś zauważać niepokojące sygnały – faktury dostawców rosną, a przelewy wychodzące z konta znacznie przewyższają wartość zamówionych towarów i usług. Coś jest nie tak.
Po bliższej analizie księgowości odkrywasz, że dochodzi do szeregu oszustw na fakturach – część z nich jest po prostu podwójnie opłacana, na innych widnieją zawyżone kwoty, a niektórzy dostawcy w ogóle nie dostarczyli zamówionych produktów. Łączna skala strat z tego tytułu sięga setek tysięcy złotych. Jesteś wstrząśnięty – to poważne naruszenie zaufania, które budowałeś przez tyle lat z twoimi kontrahentami. Co gorsza, wykrycie tych nieprawidłowości oznacza konieczność wprowadzenia gruntownych zmian w twoich procesach, a także borykanie się z przykrymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi. Jak do tego doszło i co możesz zrobić, żeby temu zapobiec?
Dlaczego oszustwa na fakturach są tak powszechne?
Oszustwa na fakturach to bez wątpienia jeden z najczęstszych rodzajów nadużyć finansowych, z którymi borykają się przedsiębiorstwa na całym świecie. Jak wynika z raportu Dynamics 365 Fraud Protection, średnio co piąta firma doświadcza tego typu nieprawidłowości w obszarze zakupów i zamówień. Skala problemu jest więc ogromna.
Przyczyn tego zjawiska jest kilka. Po pierwsze, w wielu organizacjach proces płatności faktur jest wciąż mocno rozproszony – zamówienia składane są przez różne działy lub lokalizacje, a rachunki księgowane są przez odrębne zespoły. Brak spójności i odpowiedniej kontroli wewnętrznej daje przestępcom szerokie pole do popisu.
Co więcej, postępująca cyfryzacja i automatyzacja w obszarze finansów znacznie ułatwiła sprawcom dokonywanie oszustw. Wystarczy umiejętnie zmanipulować dane w systemie, by wystawić fikcyjną fakturę lub podwoić realną. W obliczu milionów faktur przetwarzanych co roku, wyłapanie takich nieprawidłowości staje się nie lada wyzwaniem.
Nie bez znaczenia jest również złożoność łańcuchów dostaw we współczesnych przedsiębiorstwach. Firmy kooperują z setkami, a nawet tysiącami dostawców na całym świecie, co sprawia, że weryfikacja każdej transakcji staje się niezwykle pracochłonna. Oszuści skwapliwie wykorzystują to utrudnienie.
Kluczowym czynnikiem jest także ludzka natura – część pracowników, motywowana chęcią osobistych korzyści lub zwykłą nieuwagą, może umyślnie lub przypadkowo dopuszczać się nadużyć na fakturach. Sytuację komplikuje fakt, że w wielu organizacjach obowiązki związane z zamawianiem, księgowaniem i autoryzowaniem płatności są rozproszone, co utrudnia wykrycie takich nieprawidłowości.
Jak duży jest to problem?
Choć dokładne określenie skali strat związanych z oszustwami na fakturach jest niezwykle trudne, dostępne dane pozwalają ocenić, że problem jest naprawdę poważny. Według raportu EY, w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat mieliśmy do czynienia z kilkoma głośnymi przypadkami tego typu nadużyć, które doprowadziły do upadku dużych korporacji.
Przytoczmy kilka przykładów:
– W jednej z firm wykryto straty na poziomie 16 milionów dolarów z tytułu opłacenia zduplikowanych faktur.
– W innej organizacji stwierdzono, że dostawcy powiązanemu z pracownikami wypłacono 300 milionów dolarów.
– Jeszcze inna firma straciła 500 milionów dolarów, opłacając faktury kontrahenta, który w zamian nie dostarczył żadnych towarów.
Te case studies doskonale ilustrują skalę problemu, z którym borykają się przedsiębiorstwa na całym świecie. Warto podkreślić, że straty wynikające z oszustw na fakturach mogą mieć nie tylko wymiar finansowy, ale również poważne konsekwencje wizerunkowe – gdy informacje o nieprawidłowościach przedostaną się do opinii publicznej, renoma firmy może poważnie ucierpieć.
Choć duże korporacje wydają się najbardziej narażone na tego typu nadużycia, problem dotyczy organizacji w każdej skali. Według przywołanych wcześniej statystyk, średnio co piąta firma, niezależnie od wielkości, doświadcza oszustw w obszarze zakupów i zamówień. Oznacza to, że nawet mniejsze przedsiębiorstwa nie mogą czuć się bezpieczne.
Jak wykrywać i zapobiegać oszustwom na fakturach?
Biorąc pod uwagę skalę i konsekwencje problemu, oczywiste jest, że przedsiębiorcy muszą wdrożyć skuteczne mechanizmy, które pozwolą im wykrywać i zapobiegać oszustwom na fakturach. W jaki sposób można to zrobić?
Kluczem do sukcesu jest kompleksowe, zintegrowane podejście oparte na trzech filarach:
-
Ład korporacyjny i kultura organizacji
Nie da się wyeliminować nadużyć finansowych, jeśli w firmie brakuje silnej kultury uczciwości, przejrzystości i odpowiedzialności. Zarząd i kierownictwo muszą stanowić wzór do naśladowania, a także stworzyć odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej i whistleblowingu, które umożliwią szybkie wykrywanie i reagowanie na nieprawidłowości. -
Rola audytorów
Tradycyjne metody audytu często okazują się niewystarczające w wykrywaniu wyrafinowanych oszustw na fakturach. Dlatego kluczowe jest, by audytorzy nieustannie rozwijali swoje kompetencje w zakresie analizy danych, badań kryminalistycznych i świadomości behawioralnej. Tylko takie podejście pozwoli im skutecznie identyfikować nieprawidłowości. -
Nadzór rynków i regulacje
Organy regulacyjne muszą aktywnie monitorować rynek i nakładać restrykcyjne kary na firmy, które dopuszczają się nadużyć. Tylko w ten sposób uda się wykreować środowisko, w którym przedsiębiorstwa będą miały silną motywację, by inwestować w systemy wykrywania i zapobiegania oszustwom.
Przyjrzyjmy się bliżej, w jaki sposób poszczególne elementy tego kompleksowego podejścia mogą pomóc w walce z oszustwami na fakturach.
Ład korporacyjny i kultura organizacji
Kluczową rolę w zapobieganiu nadużyciom odgrywa właściwa kultura organizacyjna wspierana przez silny ład korporacyjny. Zarząd i kierownictwo muszą nieustannie dawać przykład etycznych zachowań, a także stworzyć odpowiednie mechanizmy, które umożliwią szybkie reagowanie na sygnały ostrzegawcze.
Jednym z kluczowych elementów jest wdrożenie skutecznego systemu whistleblowingu, który zachęci pracowników do zgłaszania wszelkich podejrzeń. Muszą oni mieć pewność, że ich sygnały będą wnikliwie weryfikowane, a ewentualne konsekwencje wyciągnięte wobec winnych. Tylko w ten sposób uda się zbudować atmosferę zaufania i przejrzystości.
Równie istotna jest dbałość o przejrzystość procesu zamówień i fakturowania. Należy ustanowić jasne, ustandaryzowane procedury, które ograniczą pole do manipulacji. Pomocne okazuje się również wdrożenie mechanizmów podwójnej autoryzacji oraz rotacji obowiązków związanych z księgowaniem faktur.
W obliczu rosnącej skali i wyrafinowania oszustw kluczowe znaczenie ma również szkolenie pracowników w zakresie identyfikacji nieprawidłowości. Tylko dzięki świadomości zagrożeń i odpowiednim kompetencjom zespół będzie w stanie skutecznie przeciwdziałać nadużyciom.
Rola audytorów
Tradycyjne metody audytu często okazują się niewystarczające w wykrywaniu wyrafinowanych oszustw na fakturach. Dlatego kluczowe jest, by audytorzy nieustannie rozwijali swoje kompetencje w zakresie analizy danych, badań kryminalistycznych i świadomości behawioralnej.
Jak wskazuje raport EY, umiejętności kryminalistyczne i świadomość nadużyć powinny stanowić część formalnych kwalifikacji oraz ustawicznego rozwoju zawodowego wszystkich biegłych rewidentów. Tylko wówczas będą oni w stanie skutecznie identyfikować nieprawidłowości, nawet te ukryte pod warstwami skomplikowanych transakcji i zmanipulowanych danych.
Audytorzy muszą również szerzej postrzegać swoją rolę, wychodząc poza standardowe procedury. Należy im udzielić większych uprawnień i zachęcać do prowadzenia bardziej dogłębnych analiz, wykorzystujących zaawansowane techniki wykrywania oszustw, takie jak:
– Eksploracja i analiza dużych zbiorów danych w poszukiwaniu anomalii
– Badanie powiązań między kontrahentami, pracownikami i transakcjami
– Zastosowanie koncepcji „świadomego i nieświadomego oddziaływania” do zidentyfikowania podejrzanych zachowań
Tylko holistyczne podejście, łączące tradycyjne metody audytu z nowoczesnymi narzędziami analitycznymi, pozwoli na skuteczne przeciwdziałanie oszustwom na fakturach.
Nadzór rynków i regulacje
Aby zapobieganie nadużyciom finansowym było naprawdę efektywne, kluczowa jest również właściwa rola organów regulacyjnych. Muszą one aktywnie monitorować rynek i nakładać restrykcyjne kary na firmy, które dopuszczają się tego typu praktyk.
Przykładem takiego podejścia jest brytyjski raport Brydon Review, który zaleca, by umiejętności kryminalistyczne i świadomość nadużyć stały się obowiązkowym elementem badania sprawozdań finansowych jednostek zainteresowania publicznego. To istotny krok w kierunku ustanowienia jednolitych, wysokich standardów w tej dziedzinie.
Regulatorzy muszą również nieustannie aktualizować swoje wytyczne i przepisy, by nadążać za coraz bardziej wyrafinowanymi metodami oszustw stosowanych przez sprawców. Tylko w ten sposób uda się wykreować środowisko, w którym przedsiębiorstwa będą miały silną motywację, by inwestować w systemy wykrywania i zapobiegania nadużyciom.
Warto podkreślić, że kluczowa jest tu również ścisła współpraca wszystkich zainteresowanych stron – zarządów firm, audytorów, a także organów regulujących rynek. Tylko dzięki skoordynowanym działaniom na różnych frontach uda się skutecznie przeciwdziałać oszustwom na fakturach.
Podsumowanie: Niezbędne holistyczne podejście
Oszustwa na fakturach to poważny problem, z którym borykają się przedsiębiorstwa na całym świecie. Skala strat finansowych i wizerunkowych związanych z tego typu nadużyciami może być często ogromna, co dobitnie pokazują przytoczone wcześniej przykłady.
Aby skutecznie zapobiegać i wykrywać tego typu nieprawidłowości, konieczne jest holistyczne podejście oparte na trzech filarach:
1. Silnej kulturze uczciwości i odpowiedzialności wspieranej przez odpowiednie mechanizmy ładu korporacyjnego
2. Stale podnoszących swoje kompetencje audytorach, wykorzystujących zaawansowane techniki analityczne
3. Aktywnym nadzorze rynkowym i restrykcyjnych regulacjach ze strony organów państwowych
Tylko skoordynowane działania na tych trzech płaszczyznach pozwolą przedsiębiorstwom zbudować skuteczne bariery przed oszustwami na fakturach. To niełatwe wyzwanie, ale konieczne, by chronić swoje przepływy finansowe i reputację.
Jedno jest pewne – w obliczu ciągle rosnącej skali i wyrafinowania tego typu nadużyć, firmy nie mogą sobie pozwolić na bierną postawę. Muszą inwestować w odpowiednie systemy, szkolenia i procedury, by nieustannie wzmacniać swoją odporność na oszustwa. To klucz do długoterminowego sukcesu i bezpieczeństwa finansowego.
