Praca zdalna a nowe obszary ryzyka: Jak skutecznie zabezpieczyć swoją firmę?
Pamiętam, jak jeszcze kilka lat temu praca zdalna była czymś zarezerwowanym tylko dla nielicznych – szczęściarzy, którzy potrafili wynegocjować takie warunki ze swoimi szefami. Dziś to standard, który stał się codziennością większości z nas. Pandemia COVID-19 diametralnie zmieniła nasze podejście do miejsca wykonywania obowiązków zawodowych, a wiele firm wręcz nie wyobraża sobie powrotu do pracy stacjonarnej.
Rzeczywiście, praca z domu niesie ze sobą sporo korzyści – większą elastyczność, oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdach, a także lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jednak wraz z tymi benefitami pojawiają się też nowe wyzwania, o których nie możemy zapominać. Kwestie cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych nabierają obecnie kluczowego znaczenia, a zaniedbania w tych obszarach mogą skutkować poważnymi konsekwencjami.
Nowe regulacje i obowiązki pracodawców
Aby zapewnić skuteczną ochronę firmowych zasobów, pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie procedury i narzędzia. Nie są to wyłącznie zalecenia – od 7 kwietnia 2023 r. w Polsce obowiązują nowe przepisy, które precyzyjnie regulują kwestie związane z pracą zdalną.
Zgodnie z nowymi regulacjami Kodeksu pracy, pracodawca musi określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić odpowiednie szkolenia dla pracowników. Co więcej, pracownik musi złożyć pisemne lub elektroniczne potwierdzenie, że zapoznał się z tymi procedurami i będzie ich przestrzegał. Dotyczy to nie tylko danych przetwarzanych w formie elektronicznej, ale również dokumentów papierowych, które mogą zawierać poufne informacje.
To istotny krok w zapewnieniu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych podczas wykonywania pracy na odległość. Pracodawcy nie mogą bagatelizować tych wymogów, ponieważ w przeciwnym razie grożą im surowe kary finansowe. Ale to nie wszystko – na nich spoczywa również odpowiedzialność za wprowadzenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa.
Potencjalne ryzyka i sposoby ich minimalizacji
Praca zdalna wiąże się ze zwiększonym ryzykiem po stronie pracodawcy. Pracownicy mają dostęp do firmowych systemów i danych z różnych lokalizacji, co rozszerza potencjalną powierzchnię ataku dla cyberprzestępców. Dlatego kluczowe jest zapewnienie odpowiednich narzędzi, szkoleń oraz klarownych zasad i procedur przetwarzania danych.
Pracodawcy powinni wdrożyć m.in. narzędzia do zdalnego zarządzania urządzeniami i zasobami IT, umożliwiające monitorowanie aktywności pracowników oraz aktualizację oprogramowania i zabezpieczeń. Równie ważne są procedury zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa, aby móc na bieżąco reagować na zagrożenia.
Oczywiście, nie można zapomnieć również o aspekcie ludzkiej świadomości. Regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa i ochrony danych to kluczowy element skutecznej strategii. Pracownicy muszą być świadomi potencjalnych ryzyk i znać procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych.
Warto też pamiętać, że praca zdalna to nie tylko kwestia bezpieczeństwa IT. Unia Europejska pracuje obecnie nad środkami mającymi na celu zapobieganie niegodziwemu traktowaniu dzieci w celach seksualnych i zwalczanie go. Pracodawcy muszą zatem zadbać również o to, aby pracownicy zdalni nie mieli dostępu do tego typu treści.
Monitoring pracy – równowaga między kontrolą a prywatnością
Niezależnie od nowych wyzwań, jakie niesie ze sobą praca zdalna, pracodawcy wciąż muszą dbać o wydajność i efektywność swojego zespołu. Pojawia się więc pytanie o dopuszczalny zakres monitorowania pracowników.
Pracodawcy mogą kontrolować logowania, operacje na plikach, używane oprogramowanie, a nawet dokonywać cyklicznych zrzutów ekranu. Takie rozwiązania pozwalają zweryfikować, jak pracownicy wykorzystują czas, a także zapobiegać nadużyciom.
Jednak nadmierna inwigilacja może mieć negatywny wpływ na morale i zaufanie pracowników. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy zachowali równowagę między kontrolą a poszanowaniem prywatności. Monitoring powinien być prowadzony transparentnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i politykami firmy.
Warto również pamiętać, że narzędzia do monitoringu, takie jak platforma LOG Plus, mogą być również wykorzystywane do wykrywania oszustw, a także do zabezpieczania dowodów w przypadku podejrzenia nieprawidłowości. Dzięki temu pracodawcy zyskują kompleksowe wsparcie w kwestiach związanych z bezpieczeństwem i compliance.
Gdzie szukać wsparcia?
Kiedy już wdrożysz niezbędne procedury i narzędzia, nie zapominaj o stałym monitorowaniu oraz dostosowywaniu rozwiązań do zmieniających się potrzeb. Warto również rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych ekspertów, którzy pomogą Ci ocenić poziom ryzyka oraz wdrożyć skuteczne zabezpieczenia.
Specjaliści z zakresu zarządzania ryzykiem nadużyć mogą przeprowadzić kompleksową analizę Twojej organizacji – zidentyfikują powiązania między kontrahentami, pracownikami i dostawcami, a także ocenią działania z perspektywy compliance. Dodatkowo, w razie podejrzenia nieprawidłowości, pomogą w przeprowadzeniu wewnętrznego śledztwa i zabezpieczeniu materiałów dowodowych.
Pamiętaj również, że strona stop-oszustom.pl to świetne źródło informacji na temat oszustw i sposobów ich skutecznego przeciwdziałania. Znajdziesz tam praktyczne porady, case studies oraz bieżące informacje o najnowszych trendach w obszarze cyberbezpieczeństwa.
Nowa rzeczywistość pracy zdalnej niesie ze sobą wiele wyzwań, ale także okazji do zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa Twojej firmy. Wystarczy, że podejdziesz do tego strategicznie – zainwestujesz w odpowiednie narzędzia, wdrożysz klarowne procedury i zadbasz o podnoszenie świadomości Twoich pracowników. Wtedy Twoja organizacja będzie mogła w pełni czerpać korzyści z pracy z domu, minimalizując przy tym ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych osobowych.
