Wzrost Pracy Zdalnej i Wyzwania w Zakresie Ochrony Danych
Wybuch pandemii COVID-19 sprawił, że wiele przedsiębiorstw musiało szybko zareagować i umożliwić swoim pracownikom pracę zdalną. Choć rozwiązanie to stało się konieczne w celu zapewnienia ciągłości działalności, niosło ze sobą również poważne konsekwencje związane z ochroną danych osobowych oraz bezpieczeństwem informacji.
Konieczność przejścia na model pracy zdalnej często wiązała się z nagłymi decyzjami podejmowanymi pod presją czasu. Niestety, w wielu przypadkach zabrakło rzetelnej analizy ryzyka i odpowiedniego przygotowania organizacji do tej zmiany. Tymczasem przeniesienie przetwarzania danych osobowych poza fizyczne siedziby firm stanowi poważne wyzwanie dla zapewnienia ich integralności, poufności i dostępności.
Pracodawcy, będący administratorami danych osobowych, muszą zatem zwrócić szczególną uwagę na kwestie bezpieczeństwa informacji w kontekście pracy zdalnej. Jakie są główne zagrożenia i jak skutecznie im przeciwdziałać, aby chronić dane pracowników, klientów i kontrahentów?
Korzystanie z Służbowego Sprzętu i Właściwe Zabezpieczenia Techniczne
Podstawowym zaleceniem dla pracodawców organizujących pracę zdalną jest zapewnienie pracownikom służbowych urządzeń, takich jak laptopy, telefony czy tablety. Sprzęt ten powinien spełniać odpowiednie standardy bezpieczeństwa, niezależnie od miejsca, w którym jest używany.
Przed wydaniem pracownikom służbowych urządzeń, pracodawca powinien:
- Zainstalować aktualne oprogramowanie i programy antywirusowe: Zapewni to ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, które mogłoby prowadzić do wycieku lub utraty danych.
- Zastosować szyfrowanie dysków twardych: Uniemożliwi to dostęp do wrażliwych informacji w przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia.
- Wdrożyć mechanizmy wielopoziomowego uwierzytelniania: Dodatkowo zabezpieczy urządzenia przed nieuprawnionym dostępem.
- Zapewnić bezpieczną archiwizację danych i automatyczne backupy: Zapobiegnie to utracie danych w razie awarii sprzętu lub innych incydentów.
Równie ważne jest przeszkolenie pracowników w zakresie prawidłowego korzystania ze służbowego sprzętu. Pracownicy powinni mieć świadomość, że urządzenia powierzone im przez pracodawcę służą wyłącznie do celów służbowych i nie powinny być wykorzystywane prywatnie.
Przykładowo, pracownicy powinni być zobowiązani do:
- Blokowania dostępu do urządzenia po odejściu od stanowiska pracy.
- Zorganizowania stanowiska pracy w sposób uniemożliwiający osobom postronnym dostęp do dokumentów i danych.
- Powstrzymywania się od instalowania dodatkowego oprogramowania bez zgody pracodawcy.
- Korzystania wyłącznie z zabezpieczonych sieci internetowych.
- Zgłaszania wszelkich usterek lub problemów technicznych.
Szczególną uwagę należy poświęcić smartfonom, które ze względu na swoją funkcjonalność i mobilność stanowią poważne ryzyko wycieku danych. Pracodawca powinien wdrożyć odpowiednie polityki i procedury bezpieczeństwa dotyczące korzystania z tych urządzeń.
Bezpieczna Komunikacja i Cyfrowe Przetwarzanie Danych
Nieodłącznym elementem pracy zdalnej jest korzystanie z różnych narzędzi do komunikacji i wymiany informacji. Najczęściej wykorzystywana jest poczta elektroniczna oraz komunikatory służące do kontaktu w ramach organizacji.
Niestety, zarówno poczta e-mail, jak i komunikatory niosą ze sobą szereg zagrożeń. Pracownicy mogą przypadkowo wysłać wiadomość do niewłaściwego adresata lub paść ofiarą ataku phishingowego. W przypadku pracy zdalnej, ryzyko takich incydentów może być wyższe, ponieece szybkiego kontaktu z działem informatycznym.
Dlatego też pracodawcy powinni regularnie przypominać pracownikom o procedurach bezpieczeństwa, takich jak:
- Unikanie otwierania załączników lub klikania w linki od nieznanych nadawców.
- Korzystanie wyłącznie ze służbowych kont e-mail, a nie prywatnych.
- Szyfrowanie wrażliwej korespondencji i plików zawierających dane osobowe.
- Przesyłanie haseł do szyfrowanych dokumentów inną drogą niż samą wiadomość e-mail.
Oprócz komunikacji, ważnym elementem pracy zdalnej jest także korzystanie z różnych narzędzi do przechowywania i archiwizacji dokumentów. Coraz większe zastosowanie znajdują tu rozwiązania oparte na chmurze obliczeniowej.
Choć chmura oferuje wiele zalet, takich jak łatwy dostęp do danych z dowolnego miejsca, pracodawcy powinni dokładnie przeanalizować poziom bezpieczeństwa oferowany przez danego usługodawcę. Nieprawidłowe przetwarzanie danych w chmurze może bowiem prowadzić do ich utraty, zniszczenia lub nieuprawnionego dostępu.
Dlatego przed podjęciem decyzji o korzystaniu z rozwiązań chmurowych, pracodawca powinien:
- Ocenić, czy dostawca gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.
- Upewnić się, że dane nie będą okresowo usuwane bez możliwości stworzenia kopii zapasowych.
- Zweryfikować, czy umowa z dostawcą chmury zawiera odpowiednie klauzule dotyczące ochrony danych.
Wyzwania Związane z Dokumentacją Papierową
Mimo coraz większej digitalizacji, w wielu przypadkach pracownicy podczas pracy zdalnej muszą korzystać również z dokumentacji papierowej, w tym zawierającej dane osobowe. Stanowi to poważne wyzwanie w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa informacji.
Pracodawca, chcąc umożliwić pracownikom dostęp do dokumentacji papierowej, powinien:
- Przekazać pracownikom jedynie dokumentację niezbędną do wykonywania obowiązków.
- Zobowiązać pracowników do właściwego zabezpieczenia dokumentów, np. poprzez przechowywanie ich w zamykanej szufladzie lub szafie.
- Określić czas, przez jaki pracownik może przechowywać dokumenty, oraz procedurę ich zniszczenia.
- Prowadzić ewidencję wydawanej pracownikom dokumentacji, co ułatwi kontrolowanie zakresu udostępnianych informacji.
Najlepszym rozwiązaniem jest jednak, w miarę możliwości, ograniczenie korzystania z dokumentacji papierowej na rzecz wersji elektronicznych. Pracodawca powinien udostępnić pracownikom odpowiednio zabezpieczone kopie dokumentów lub zapewnić im dostęp do dokumentów przechowywanych w bezpiecznej chmurze.
Monitorowanie Pracy Zdalnej z Poszanowaniem Prywatności
Pracodawca ma prawo, a nawet obowiązek, sprawować nadzór nad pracą wykonywaną przez pracowników, również w modelu pracy zdalnej. Jednakże metody monitorowania muszą być proporcjonalne do celu i nie mogą nadmiernie ingerować w prywatność pracowników.
Niedopuszczalne jest stosowanie narzędzi monitorujących, takich jak oprogramowanie rejestrujące naciśnięcia klawiszy, ruchy myszy lub przechwytujące obraz z kamer internetowych. Tego typu rozwiązania stanowią nieproporcjonalną ingerencję w prywatność pracowników i nie powinny być wykorzystywane przez pracodawców.
Zamiast tego, pracodawca może zobowiązać pracowników do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności, zawierającej opis zadań, daty i czas ich realizacji. Alternatywnie, można wdrożyć rozwiązania do rejestracji czasu pracy, które nie wymagają ingerencji w prywatność, takie jak samodzielnee elektronicznego obiegu dokumentów.
Ważne jest, aby pracodawca zachował odpowiedni balans między potrzebą sprawowania nadzoru a poszanowaniem praw i wolności pracowników, w tym prawa do prywatności.
Podsumowanie
Praca zdalna, choć niosła ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstw w czasie pandemii COVID-19, stanowiła również poważne wyzwanie dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Pracodawcy, będący administratorami danych, musieli w krótkim czasie przystosować swoje organizacje do nowych warunków pracy, często bez odpowiedniego przygotowania.
Kluczowe elementy zapewnienia ochrony danych w kontekście pracy zdalnej to:
- Zapewnienie pracownikom bezpiecznego sprzętu służbowego i właściwego przeszkolenia w zakresie jego użytkowania.
- Wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych chroniących poufność, integralność i dostępność danych, w tym bezpiecznej komunikacji i korzystania z rozwiązań chmurowych.
- Ograniczenie korzystania z dokumentacji papierowej na rzecz wersji elektronicznych oraz właściwe zabezpieczenie dokumentów w przypadku konieczności ich wynoszenia.
- Sprawowanie nadzoru nad pracą zdalną w sposób proporcjonalny i z poszanowaniem praw pracowników.
Tylko kompleksowe podejście do ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej pozwoli administratorom spełnić wymogi RODO i zapewnić bezpieczeństwo informacji, niezależnie od miejsca ich przetwarzania.
