Wyzwania związane z ochroną danych podczas pracy zdalnej
Wraz z wybuchem pandemii COVID-19 wielu pracodawców zostało zmuszonych do szybkiego wprowadzenia zmiany organizacji pracy, przenosząc swoich pracowników do modelu pracy zdalnej. Choć rozwiązanie to przyniosło wiele korzyści, takich jak oszczędność kosztów oraz zwiększenie elastyczności organizacji, niesie ono również ze sobą istotne wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
Zgodnie z wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), wykonywanie pracy zdalnej wiąże się ze zmianą sposobów przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwie, co w konsekwencji może wpłynąć na poziom bezpieczeństwa tych danych. Administrator danych, czyli pracodawca, ma obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony przetwarzanych informacji, niezależnie od miejsca świadczenia pracy przez pracowników.
Eksperci z firmy ISOQAR podkreślają, że decyzje o wprowadzeniu pracy zdalnej często były podejmowane pod presją czasu, co mogło skutkować brakiem czasu na przeprowadzenie rzetelnej analizy ryzyka i właściwe przygotowanie się do nowego modelu pracy, zarówno pod względem organizacyjno-technicznym, jak i ochrony danych osobowych.
Korzystanie ze sprzętu służbowego
Jednym z kluczowych aspektów zapewnienia bezpieczeństwa informacji podczas pracy zdalnej jest korzystanie przez pracowników z narzędzi udostępnionych przez pracodawcę. Zgodnie z wytycznymi Najwyższej Izby Kontroli (NIK), praca zdalna powinna być świadczona za pomocą laptopów, telefonów lub tabletów należących do pracodawcy, które spełniają odpowiednie normy bezpieczeństwa.
Pracodawca powinien zadbać o wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak:
- Zabezpieczenie dostępu do urządzeń – poprzez stosowanie silnych haseł lub wielopoziomowego uwierzytelniania
- Aktualizacja oprogramowania – korzystanie wyłącznie z aktualnego oprogramowania i programów antywirusowych
- Szyfrowanie danych – zaszyfrowanie dostępu do dysków twardych urządzeń
- Bezpieczna archiwizacja – regularne tworzenie kopii zapasowych danych
Ponadto istotne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie bezpiecznego korzystania ze sprzętu służbowego, w tym m.in.:
- Stosowanie polityki czystego biurka – blokowanie dostępu do urządzeń po odejściu od stanowiska pracy, zabezpieczanie dokumentów przed utratą lub zniszczeniem
- Zakaz instalowania dodatkowego oprogramowania niezwiązanego z wykonywanymi obowiązkami
- Procedura zgłaszania usterek i problemów technicznych
- Korzystanie z zabezpieczonych sieci internetowych oraz bezpiecznego łącza VPN do połączenia z siecią firmową
Szczególną uwagę należy zwrócić na bezpieczeństwo smartfonów służbowych, które ze względu na swoją funkcjonalność i pojemność pamięci mogą być wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych, np. w ramach prowadzonej korespondencji mailowej.
Bezpieczeństwo komunikacji i cyfrowego przetwarzania danych
Nieodłącznym elementem pracy zdalnej jest korzystanie z różnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak poczta elektroniczna czy komunikatory służące do kontaktu w ramach organizacji. Wysyłanie wiadomości do niewłaściwego adresata lub próby wyłudzenia danych (ataki phishingowe) mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
Pracodawca powinien regularnie przypominać pracownikom o procedurach bezpieczeństwa, w tym ostrzegać przed otwieraniem podejrzanych załączników lub linków zawartych w wiadomościach od nieznanych nadawców. Niedopuszczalne jest również korzystanie z prywatnej poczty elektronicznej do wykonywania obowiązków służbowych, chyba że korespondencja i załączniki są odpowiednio zaszyfrowane.
Coraz większe zastosowanie w pracy zdalnej znajdują również rozwiązania chmurowe służące do przechowywania i archiwizacji dokumentów. Choć takie narzędzia ułatwiają pracę zespołową, pracodawca musi wnikliwie przeanalizować poziom bezpieczeństwa oferowany przez dostawcę usługi chmurowej, aby zapewnić integralność i poufność przetwarzanych danych.
Przetwarzanie danych osobowych w formie papierowej
Jednym z wyzwań związanych z pracą zdalną jest zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych zawartych w dokumentacji papierowej. Pracodawca, w miarę możliwości, powinien dążyć do udostępniania pracownikom wyłącznie niezbędnej dokumentacji oraz zobowiązać ich do właściwego zabezpieczenia danych, np. poprzez przechowywanie dokumentów w zamykanej szufladzie lub szafie.
Jeśli pracodawca ma możliwość wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji lub udostępnienia pracownikowi odpowiednio zabezpieczonych kopii elektronicznych, wynoszenie papierowej dokumentacji poza miejsce pracy powinno być nieuzasadnione.
Monitorowanie pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo i obowiązek sprawowania nadzoru nad sposobem wykonywania pracy przez pracownika, jednak w przypadku pracy zdalnej kontrola ta jest ograniczona. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19 daje pracodawcy możliwość zobowiązania pracownika do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności.
Niektórzy pracodawcy mogą być jednak skłonni do sięgania po bardziej ingerujące narzędzia monitorowania, takie jak oprogramowania rejestrujące naciśnięcia klawiszy, ruchy myszy czy obrazy z kamer internetowych. Takie rozwiązania nie powinny być stosowane, ponieważ w znacznym stopniu naruszają prywatność pracowników i nie znajdują uzasadnienia w faktycznych potrzebach pracodawcy.
Podsumowując, praca zdalna niesie ze sobą wiele wyzwań dla ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, które muszą być kompleksowo adresowane przez pracodawców. Skuteczne zarządzanie tymi aspektami jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania organizacji oraz ochrony przed poważnymi konsekwencjami naruszeń, takimi jak wysokie kary administracyjne czy utrata zaufania klientów.
