Jednym z najpoważniejszych zagrożeń dla podmiotów gospodarczych są oszustwa związane z wystawianiem fałszywych faktur. Ten rodzaj wyłudzeń może nieść poważne konsekwencje ekonomiczne, jak również prawne. Jak chronić się przed takimi nieprawidłowościami? Przyjrzyjmy się bliżej przykładowi tego typu oszustwa, aby zrozumieć mechanizmy jego działania i poznać najlepsze praktyki zapobiegania mu.
Fałszywe faktury wystawiane przez nieuczciwego pracownika
Sprawa, którą poddamy szczegółowej analizie, dotyczy kierownika stacji paliw, który bez wiedzy i zgody swojego pracodawcy przez kilka lat wystawiał nierzetelne faktury. Pracownik ten wykorzystywał do tego celu sprzęt komputerowy oraz dane firmy, w której był zatrudniony. Następnie sprzedawał te faktury innym podmiotom gospodarczym, które odliczały z nich podatek VAT.
Proceder ten wyszedł na jaw dopiero po zgłoszeniu sprawy organom ścigania przez zarząd spółki-pracodawcy. Wcześniej firma nie prowadziła skutecznej kontroli działalności swoich pracowników, co umożliwiło kierownikowi stacji niezauważone przez dłuższy czas wystawianie fałszywych faktur.
Według ekspertów z firmy doradczej Crido, w tej sprawie pojawia się fundamentalne pytanie, kto powinien ponieść odpowiedzialność za zapłatę podatku VAT wykazanego na owych nierzetelnych fakturach – czy sam pracownik, czy też jego pracodawca. Wyjaśnienie tej kwestii ma zapaść w orzeczeniu Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Nieuczciwość pracownika na stacji paliw
Sprawa dotyczy kierownika stacji paliw, który został oddelegowany do zarządzania personelem i wystawiania faktur. Chociaż jego obowiązki nie były formalnie spisane w dokumentach wewnętrznych firmy, to faktycznie zajmował się m.in. przygotowywaniem dokumentacji dla księgowości.
Pracownik ten wykorzystywał swoją pozycję i dostęp do danych firmy, by wystawiać fikcyjne faktury. Robił to, przechowując pliki z nierzetelnymi dokumentami na służbowym komputerze, ukrytych przed innymi użytkownikami. Papierowe wersje faktur przechowywał w zamkniętych kopertach, nie przekazując ich do księgowości.
Typowe, rzetelne faktury wystawiane przez firmę różniły się od tych fałszywych pod względem szaty graficznej i sposobu przechowywania. Nieuczciwemu pracownikowi udawało się przez długi czas skutecznie ukrywać ten proceder przed pracodawcą.
Brak kontroli ze strony pracodawcy
Kluczowym elementem tej sprawy jest brak odpowiedniej kontroli ze strony pracodawcy. Zarząd spółki nie podejmował cyklicznych wewnętrznych kontroli ani nie stworzył efektywnego systemu weryfikacji działań pracowników, w tym kadry kierowniczej.
Organy podatkowe i sąd administracyjny wskazały, że przy należytej staranności w organizacji pracy, zarząd spółki miał obowiązek przeprowadzić skuteczną kontrolę prawidłowości postępowania pracowników. Działalność właściwie zarządzanego podmiotu gospodarczego nie może opierać się wyłącznie na zaufaniu do pracowników.
Brak wiedzy pracodawcy o nielegalnej aktywności pracownika w miejscu i czasie zatrudnienia został uznany za brak nadzoru, który nie uwalnia spółki od obowiązku zapłaty podatku VAT wykazanego na fałszywych fakturach.
Odpowiedzialność pracodawcy za czyny pracownika
Kluczowym problemem w tej sprawie jest to, kto powinien ponieść odpowiedzialność za zapłatę podatku VAT wykazanego na fałszywych fakturach – sam pracownik czy jego pracodawca.
Przepisy unijnej dyrektywy VAT oraz polskiej ustawy o VAT wskazują, że każda osoba, która wystawia fakturę z kwotą podatku, jest zobowiązana do jego zapłaty. Jednak ustawa nie precyzuje, czy chodzi o podmiot widniejący jako wystawca, czy osobę fizycznie wystawiającą dokument.
Brak jednoznaczności w przepisach stwarza trudną sytuację dla pracodawców, którzy mogą ponosić konsekwencje działań nieuczciwych pracowników. Nie tylko ekonomiczne, w postaci konieczności zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami, ale również karne.
Dodatkowo, dochodzenie roszczeń od pracownika na drodze cywilnej może okazać się problematyczne. Kodeks cywilny przewiduje co prawda odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę, jednak Kodeks pracy ogranicza wysokość odszkodowania do trzech miesięcznych wynagrodzeń pracownika. Ciężar dowodu spoczywa też na pracodawcy.
W skrajnych przypadkach odpowiedzialność może być rozszerzona na członków zarządu lub kadrę kierowniczą zobowiązaną do nadzoru nad nieuczciwym pracownikiem. Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu spółek handlowych.
Oczekiwane rozstrzygnięcie TSUE
Pytania prejudycjalne skierowane przez Naczelny Sąd Administracyjny do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej mają na celu wyjaśnienie, kto powinien ponosić odpowiedzialność za podatek VAT wykazany na fakturach wystawionych przez nieuczciwego pracownika.
Orzeczenie TSUE może wskazać organom podatkowym i sądom administracyjnym, jakie okoliczności należy brać pod uwagę przy ocenie odpowiedzialności podatnika za rozliczenia podatkowe dokonane przez nierzetelnego pracownika. Jednak na wyrok w tej sprawie przyjdzie nam poczekać jeszcze co najmniej dwa-trzy lata.
Dobre praktyki zapobiegania wyłudzeniom na fakturach
Niezależnie od rozstrzygnięcia TSUE, rozsądny podatnik powinien zadbać o przygotowanie oraz wdrożenie pisemnych procedur dotyczących różnych czynności związanych z prawidłowym rozliczaniem podatków. Powinny one obejmować m.in. wystawianie faktur, ich weryfikację i akceptację, archiwizację, a także przygotowanie i złożenie deklaracji podatkowej oraz terminową zapłatę podatku.
Dobrze opracowana procedura podatkowa powinna wskazywać osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności oraz te sprawujące nadzór nad prawidłowością ich wykonania. Taki dokument może pomóc nie tylko uporządkować procesy podatkowe wewnątrz organizacji, ale także przypisać odpowiedzialność za ich wykonanie do poszczególnych osób czy stanowisk.
Wyzwaniem może okazać się również przygotowanie podatników oraz organizacja procesu wystawiania i akceptacji faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), którego stosowanie będzie najprawdopodobniej obowiązkowe już w przyszłym roku. W ramach KSeF podatnik będzie udzielał np. pracownikowi lub podmiotowi trzeciemu uprawnień do wystawiania i odbierania faktur w jego imieniu.
Mając na uwadze doniosłe skutki związane z wystawianiem i wprowadzaniem do obiegu faktur, każdy podatnik powinien już dziś rozważyć określenie katalogu podmiotów, którym nada takie uprawnienie, oraz wprowadzić do umów zapisy dotyczące odpowiedzialności za błędnie wystawione w jego imieniu faktury.
Podsumowując, staranność i przejrzystość w organizacji wewnętrznych procesów podatkowych to kluczowe działania, które mogą uchronić przedsiębiorców przed poważnymi konsekwencjami wyłudzeń na fakturach. Mimo że ostateczne orzeczenie TSUE w tej sprawie dopiero nadejdzie, wdrożenie odpowiednich procedur to najlepsza inwestycja w ochronę własnej firmy.
